Föderaalseaduse 125-F3 artikli 17 kohaselt kuuluvad pensionile jäänud töötajate toimikud arhiivi. Enne dokumentide esitamist tuleb need arhiveerida, nummerdada, inventeerida ja kaanega kaunistada. Seda peab tegema volitatud personaliametnik.
Vajalik
- - kaust;
- - kõik dokumendid;
- - pliiats;
- - inventuur;
- - tarnete nimekiri.
Juhised
Samm 1
Lahkunud töötaja juhtumi arhiivi viimiseks korraldage dokumendid vastupidises kronoloogilises järjekorras. See tähendab, et tööl olles koostasite isikliku toimiku, mille esimene leht oli tööle kandideerimine. Juhtumi arhiivi üleviimisel on esimene leht lahkumisavaldus.
2. samm
Töötaja isikliku toimiku esitamisel koostage samal ajal ka esitatavate dokumentide nimekiri. Arhiivi üleandmiseks esitage isiklikus toimikus kõik olemasolevad dokumendid: küsimustik või jätkamine, haridusdokumentide koopiad, töölevõtmise, vallandamise ja muude korralduste koopiad, mis anti välja töötaja töö käigus. Need võivad olla korraldused palkade tõstmiseks või langetamiseks, üleviimiseks, lisakohustuste täitmiseks jne. Lisage ka kõik tunnistused, mille töötaja on teie organisatsioonile kunagi esitanud, töölepingu koopia, lisakokkulepped, töötaja tööga seotud määrused.
3. samm
Fail faili sideainega kausta, nummerdage kõik lehed paremasse ülanurka. Seda tuleb teha lihtsa pliiatsiga. Ülaosas esitage inventuur, allkirjastage kaust, pange tähtkood töötaja perekonnanime algustähele, samuti kausta kaanele suures koguses teie ettevõttest vallandamise aasta.
4. samm
Saate jälgida ühe või mitme töötaja ühe aasta jooksul töölt lahkumise aastat. Kui arvestate mitme töötajaga, siis pange kõik isiklikud toimikud ühte ühisesse kausta ja kirjutage kaanele vallandamise aasta. Ühte kausta saab salvestada maksimaalselt 250 lehte. Moodustage iga keeruline juhtum mitte ainult vallandamise aasta, vaid ka perekonnanimede tähestiku järgi.
5. samm
Kõigi juhtumite arhiivi kandmisel koostage kohaletoimetamise nimekiri. Esimeses veerus näidake juhtumite järjekorranumbrid, teises kõigi juhtumite indeksid vastavalt nomenklatuurile. Kolmas veerg täidetakse pealkirjade nimega, neljas - kuupäevade järgi, viies - lehtede arvu järgi, kuues - säilivusaja järgi, seitsmes veerg, mille saate täita, kui on märkusi või täiendusi.
