Dokumentide nõuetekohane säilitamine on kontoritöö oluline element. Enne paberite arhiivi saatmist tuleb need vilkuda. Selleks peaksite teadma juhtumite arhiveerimise põhireegleid.
See on vajalik
- - yll;
- - nõel;
- - karm niit;
- - liim.
Juhised
Samm 1
Numbrite kõik lehed musta pliiatsiga. Number asetatakse paremasse ülanurka. Pange dokumendid kronoloogilises järjekorras, alustades vanimast. Kui on ümbrikke koos lisatud dokumentidega, peate nummerdama ümbriku ja seejärel kõik selles olevad dokumendid.
2. samm
Eemaldage kõik kirjaklambrid ja muud metallosad. Kui teie dokumendil pole arhiivimarginaali, kleepige sellele paber. Valmistage kõik õmblemiseks ette nähtud paberid, alustades nelja punktsiooni ja asetades need pappkattesse.
3. samm
Dokumendikimbud tuleb kinnitada klambriga, torgata läbi auku või puurida spetsiaalse seadmega dokumentide õmblemiseks. Klambrid eemaldamata, õmble paberid pika nõelaga, kasutades jäme niiti, nööri või teipi.
4. samm
Õigeks õmblemiseks on vaja nõel tagumisest küljest viia järjestikku olevasse auku, nõel mööda tagumist külge ja naasta uuesti teise auku. Pärast seda tuleb nõel esiküljele välja tuua ja teine auk õmmelda, kuid juba ülalt. Niit tõmmatakse tagant välja ja selle kaks otsa kinnitatakse nii, et niidi sabad saaks paberiga (jälituspaber) tihendada.
5. samm
Lõngadele kleebitud paberile pannakse organisatsiooni pitsat, millele kirjutavad alla ka ametnikud (direktor, pearaamatupidaja). Pappkattele on liimitud dokumentide nimekiri, mis viilutatakse kimpu. See peaks näitama organisatsiooni ja selle struktuuriüksuse nime, kuupäeva, dokumentide säilitamisperioodi ja arhiivikoodi, kui see on teie organisatsioonis vastu võetud.
