Kõigi pensionile jäänud ja pensionile jäänud töötajate isiklikud toimikud tuleb saata arhiivi säilitamiseks (föderaalseaduse nr 125-F3 artikkel 17). Personaliosakonna töötaja on kohustatud koostama dokumentidega kaustad ja edastama need käest kätte arhiivi volitatud töötajale.
Vajalik
- - kaustad;
- - sideaine;
- - pliiats;
- - inventuur;
- - inventuuri üleandmine.
Juhised
Samm 1
Enne isiklike toimikute arhiivi esitamist valmistage hoolikalt ette kõik olemasolevad dokumendid, mis jäid personaliosakonda pärast töötajate vallandamist. Õigusaktidega on kehtestatud teatavad tähtajad, mille jooksul on vaja aega töötajate isiklike toimikute arhiivisalvestamiseks edastamiseks. Need ei tohiks ületada 12 kuud pärast vallandamist.
2. samm
Korrastage iga isiklik toimik kronoloogilises järjekorras. Kui töötamise ajal oli esimene leht töötaja poolt tööle kirjutatud avaldus, on arhiividokumentides esimene leht lahkumisavaldus.
3. samm
Kõik lehed volditud õiges järjekorras, viil sideainega, number järjekorras. Tehke inventuur eraldi lehel. Sisestage seerianumbri alla kõik isikliku faili seotud lehed.
4. samm
Lisage nimekiri kõigi lehtede ülaossa. Kui täidate iga töötaja kohta isiklikku toimikut eraldi, pange see pappkausta, kirjutage suurte suurtähtedega töötaja perekonnanime esimene täht ja vallandamise aasta.
5. samm
Juhtumite arhiivi üleandmisel on lubatud panna mitu pensionile jäänud töötajate juhtumit ühte kausta, kuid selles olevate lehtede arv ei tohiks ületada 250. Ühte kausta pange pensionile jäänud töötajate juhtumid ühe aasta jooksul, kelle nimed algavad sama tähega. Sellist isiklike toimikute registreerimist kasutatakse kõige sagedamini suurtes ettevõtetes, kus ühe aasta jooksul möödub suur personalivoog.
6. samm
Kõigi ettevalmistatud juhtumite jaoks koostage ühtse vormiga ülekandeleht. Veergu nr 1 kirjutage üles iga juhtumi seerianumber, veergu nr 2 - iga juhtumi indeks vastavalt nomenklatuurile, nr 3 - juhtumite pealkirjade nimetus, nr 4 - kuupäevad, Nr 5 - iga juhtumi puhul eraldi üle kantud lehtede arv, nr 6 - säilitamisperioodid, # 7 - lisad või olemasolevad märkused.
