Arhiivitöö tohutuks ja eraldi piirkonnaks peetakse neid küsimusi, mis on seotud dokumentide ettevalmistamisega organisatsiooni arhiivi toimetamiseks. Seetõttu väärivad nad tõsist tähelepanu, kuna selles dokumentidega töötamise etapis tehakse sageli erinevaid metoodilisi ja praktilisi vigu, mis tulevikus võivad arhiivi töös põhjustada negatiivseid tagajärgi.
Juhised
Samm 1
Kõik tööd, mis on seotud dokumentide, sealhulgas personalipaberite, arhiivi üleandmisega, jagunevad tavaliselt järgmisteks etappideks: - esiteks on vaja dokumentide vormistamine läbi viia praeguses toodangus ja pärast selle valmimist;
- pärast juhtumite moodustamist tuleb need koostada kõigi kehtestatud reeglite kohaselt;
- seejärel viia läbi väärtuste uuring ja valmistuda arhiivihoidlaks;
- viia läbi kõigi organisatsiooni arhiivi üleantud dokumentide inventuur;
- viimases etapis viia ametlikud dokumendid organisatsiooni arhiivi.
2. samm
Kõigepealt peaksite korrektselt vormistama personaliga seotud dokumente teatud kompleksides, see tähendab juhtudel. Spetsiaalsetes kaustades tuleks sellised ametlikud dokumendid moodustada tellimustena ettevõtte töötajate mitmesuguste tegevuste aspektide jaoks personalile, kelle ladustamiseks on eraldatud erinevad ajaraamid. See etapp tuleb läbi viia, sest osa personaliga seotud tellimustest on pühendatud ainult töökohta mõjutavatele kehtivatele küsimustele, samuti töötajatele mõeldud lisatasudele ja töökohale siirdumisele. Seda tüüpi paberit tuleb ettevõtte arhiivis hoida vähemalt seitsekümmend viis aastat. Samal ajal kajastavad enamus tellimusi, mis on seotud personali koosseisuga, kajastavad ettevõtte töötajate operatiivseid küsimusi: lähetuste, tööülesannete, puhkuste jne tellimused. Selliseid dokumente tuleks säilitada viis aastat. Otsingute kasutamise hõlbustamiseks ja töö hõlbustamiseks erinevatel juhtudel tuleks moodustada viie- ja seitsmekümne viie-aastase perioodi paberid.
3. samm
On vaja õigesti moodustada ettevõtte töötajate ja kõigi töötajate isiklikud kontod, mis on seotud palkade andmetega rangelt tähestikulises järjekorras. Kõik isiklikes kaustades olevad paberid peaksid olema järjestatud ainult kronoloogilises järjekorras vastavalt nende kättesaamise kuupäevale. Samuti on vaja, et kõik kaustas asuvad dokumendid koostaksid arhiivinimekirja, mis sisaldab selliseid üksikasju: - paberi nimi;
- nimekirja kantud paberi seerianumber;
- dokumendis olevate lehtede arv;
- dokumendi kuupäev ja number (vajadusel);
- kokkuvõtlik dokument isikutoimikus sisalduvate paberilehtede arvu kohta;
- Märge.
