Dokumentide registreerimine arhiivi esitamiseks toimub pärast aasta lõppu. Seega koostatakse dokumente säilitamiseks seoses kehtestatud reeglitega. Sõltuvalt säilitamisajast ja dokumentide väärtusest täidetakse kohtuasjad täielikult või lihtsustatud süsteemi järgi.
Juhised
Samm 1
Koostage ajutise ladustamise dokumentide juhtumite loetelu (kuni 10 aastat kaasa arvatud). Kontrollige juhtumi moodustumise õigsust (kas on püsiva säilitamisajaga dokumente). Jätke juhtumid kaustadesse, need tuleks süstematiseerida vastavalt juhtumite nomenklatuurile ja neid pole vaja nummerdada. Juhtumid antakse arhiivile üle vastavalt juhtumite nomenklatuurile.
2. samm
Pikaajalise ladustamise juhtudel (üle 10 aasta) viiakse läbi järgmine:
1. Korpuse köitmine (palistatud kõvasse kausta või katta nelja auguga tugeva niidiga või saab köita).
2. Lehtede numeratsioon (teostatakse musta grafiitpliiatsiga paremas ülanurgas, ilma dokumendi teksti puudutamata).
3. Sertifitseeriva pealdise koostamine (märkige, mitu lehte on palistatud, kas kahjustusi on, märk ja kuupäev).
4. Dokumentide sisemise loetelu koostamine (eriti väärtuslike dokumentidega juhtumite puhul, isiklikud, kohtu- ja uurimisasjad jne). Inventuuri lõpus märkige juhtumi dokumentide arv ja inventuuri lehtede arv.
5. Kõigi juhtumi kaane üksikasjade registreerimine (asutuse nimi, struktuuriüksus, kohtuasja toimiku register, juhtumi pealkiri, kohtuasja säilivusaeg).
3. samm
Tehke inventuuri alalise või pikaajalise säilitamise dokumentide jaoks. See peaks sisaldama üksikjuhtumi numbrit ning avaldama juhtumi pealkirjas selle sisu ja koosseisu. Inventuur peab näitama ka korpuse ladustamisaega. Märkige juhtumite arv ning esimese ja viimase juhtumi arv, allkiri ja kuupäev. Personalijuhtumite kohta koostatakse eraldi inventuur.
4. samm
Esitage ettevalmistatud failid arhiivi. Teie juuresolekul kontrollib arhiiviametnik juhtumite arvu vastavalt nomenklatuurile või inventuurile, teeb kinnituskirja, märgib puuduvate juhtumite numbrid, määrab juhtumite vastuvõtmise ja üleandmise kuupäeva. Inventuuri kinnitavad juhtumite üleandmise ja vastuvõtmise läbi viinud isikute allkirjad.
