Mis tahes dokumentide üleandmist arhiivi reguleerib föderaalseadus nr 125-F3 "Vene Föderatsiooni arhiiviasjade kohta". Dokumendid tuleb koostada, kirjeldada, esitada ja nummerdada. See tuleb teha 12 kuu jooksul alates juhtumi lõpetamisest.
Vajalik
- - kaust;
- - sideaine;
- - lihtne pliiats;
- - dokumentaalne inventuur;
- - inventuuri üleandmine.
Juhised
Samm 1
Dokumentide arhiivi kandmiseks korraldage need järjekorras. Pesitsuskord peab olema kronoloogilises järjekorras. Näiteks kui suunate kriminaalasja, on esimene leht kohtumääruse koopia, teine on eelotsus ja järgmine on juhtumi uurimine, alates selle lõpuleviimisest. Kui kannate dokumendid personaliosakonnast arhiivi, siis esimene leht on vallandamistaotlus, teine vallandamiskäsk, kolmas on kõik dokumendid lõpuni kuupäeva järgi järjekorras.
2. samm
Numbrite kõik lehed, mis algavad numbriga üks, paigutuse järjestuses. Tehke numeratsioon lihtsa pliiatsiga, kuid selgelt. Tehke dokumentide inventuur, lõpus kirjutage, mitu numbrit ja lehte teil on, pange oma allkiri, inventuuri koostamise kuupäev, organisatsiooni pitser, juhataja allkiri.
3. samm
Kinnitage kõik lehed sideainega, kinnitage ülevalt inventuur. Pange kausta kirjakood kodaniku perekonnanime järgi, mille abil juhtum ja dokumentide arhiivi üleandmise aasta edastate. Aasta peaks olema sama, millega juhtum lõppes.
4. samm
Tehke iga juhtumi jaoks eraldi kaust või pange kõik juhtumid ühe aasta jooksul ühte suurde kausta ja tehke koodile ja tähekoodile üldine pealdis, st ainult nende kodanike juhtumid, kelle perekonnanimi algab sama tähega ühte kausta. Aga kui täidate arvukaid dokumente ühes suures kaustas, ei tohiks ühiste lehtede arv olla suurem kui 250.
5. samm
Enne juhtumite arhiivi üleandmist koostage üleandmise register. Inventuuri esimene veerg on ette nähtud kõigi juhtumite seerianumbrite sisestamiseks, teine indeksite nomenklatuuris. Kolmandasse veergu sisestage kõigi rubriikide nimed, neljandasse - üleandmise kuupäev, viiendasse - lehtede arv, kuuendasse - juhtumi jaoks arhiivis kehtestatud ladustamisperioodid, seitsmendasse veergu, sisestage kõik täiendused ja märkused. Kõige sagedamini täidetakse seitsmes veerg siis, kui dokumentidel on mingil põhjusel puudu lehed või kui sisestasite need kohe valesti dokumentide nimekirja ja tegite muudatusi.
