Koosolek on mis tahes juhtimisprotsessi traditsiooniline atribuut. Selle ärikohtumise tähtsus, olemus, tehniline tase ja kestus võivad varieeruda sõltuvalt koosoleku konkreetsetest eesmärkidest ja tingimustest. Samal ajal on sellel üritusel kaks peamist eripära: koosolekul arutatakse üht või teist probleemi või ülesannet ning selle tulemus peaks olema kindel otsus. Edukas kohtumine nõuab selget korraldust.
Juhised
Samm 1
Enne koosoleku kokkukutsumist ja konkreetse osalejate rühma kutsumist sõnastage koosoleku eesmärk. Täpsustage ise: millise otsusega see peaks lõppema. Tulemuseks võib olla kindla perioodi töökava kinnitamine, tegeliku tellimuse mustandi väljatöötamine, võrguplaani koostamine jne.
2. samm
Kui probleem lahendatakse koosolekul, nõuab ärikohtumise eesmärk vastata küsimustele: miks, miks ja kuidas. Kehtib muutumatu reegel: enne nõustumist peate kokku leppima, mida arutatakse. Võib juhtuda, et autoriteetsed koosolekul osalejad arvavad, et deklareeritud probleemi pole olemas. Erikohtumised - ideede genereerimiseks (arendamiseks). Need võivad toimuda nn ajurünnaku vormis. Sellise protseduuri seadmine vajab mittestandardset, loomingulist.
3. samm
Koosoleku ettevalmistamise oluline etapp on päevakorra koostamine. Koosolek võib olla kasutu ja ebaproduktiivne, kui selle informatiivsed ja probleemsed komponendid ei tööta. Seetõttu mõtle selgelt läbi vestlusteema seadmine. Võrdle: "Toote A müügi suurendamise küsimus jaemüügivõrgus" ja "Kokkuleppimine tegevustes toote A müügi suurendamiseks jaemüügivõrgus." Esimesel juhul võib arutelu muutuda banaalseteks raportiteks, teisel - valulike probleemide lahendamiseks.
4. samm
Oluline on ka kohtumise asukoht. On õige psühholoogiline tähelepanek: kui arutelu toimub juhi ametis, võib tema vaade konkreetse probleemi lahendamisele olla ilmselgelt domineeriv ja eelistatavam. Parim variant võib olla mis tahes muu ruum (konverentsisaal, avar tuba). Pidage meeles: mugava suhtlemise tsoon on umbes meetri kaugusel. Võimaluse korral pidage seda oma toolide paigutamisel meeles. Ümarad või ovaalsed lauad sobivad koosolekuteks. Taganemine võib olla konkreetsetes olukordades veelgi sobivam, kuid see on väga kulukas võimalus.
5. samm
Planeerige oma koosoleku aeg läbimõeldult. On ebaratsionaalne määrata see enne lõunapausi või tööpäeva lõpus. Eelistatav on hommikutund. Kui plaanite pikka koosolekut, tehke pause või kohvipause (5-10 minutit iga tund). Kui peate korraldama informatiivse koosoleku, on võimalus ka ilma klassikalise koosolekuta, st. ilma toolideta.
6. samm
Distsiplineerib organisatsiooni töötajaid ja saab ettevõttekultuuri osaks selge koosolekute ajakava: soovitatav on neid pidada tavalisel nädalapäeval ja kindlal kellaajal (näiteks reede hommikul).
7. samm
Tõsised koosolekud nõuavad sageli selgust: tabelite, diagrammide demonstreerimine, videomaterjalide näitamine. Nende vajaduste jaoks on soovitav tahvel, pabertahvel, ekraan.
