Meeskonnakohtumine võib olla tõhus viis erinevate tööolukordade, sealhulgas konfliktsete olukordade analüüsimiseks. Selles arutatakse avalikult vastuolulisi küsimusi ja tehakse otsuseid, mis on igale töötajale siduvad. Kollektiivkoosolekule peaks eelnema palju ettevalmistustöid.
Juhised
Samm 1
Sõnasta koosoleku peateema. Reeglina peetakse kollektiivkoosolek ühel aktuaalsel teemal. See võib olla näiteks organisatsiooni aasta töö analüüs või üleminek vähendatud tööajale.
2. samm
Mõelge oma päevakava üle. Selle punktid on konkreetsed küsimused, mida tuleb arutada. Neid peaks olema vähemalt kaks ja mitte rohkem kui viis. Järjestage küsimused tähtsuse vähenemise järjekorras. Kui koosoleku teema on üsna lai, pange päevakorra viimaseks punktiks „Muu”. Siin saate põhiteemast veidi kõrvale kalduda ja arutada väikeste probleemide üle, mis meeskonnale praegu muret teevad.
3. samm
Valmistage ette kõlarid. Pädev töötaja, kelle arvamust peetakse meeskonnas autoriteetseks, peaks rääkima iga koosoleku päevakorrapunkti kohta. Hoiatage teda eelseisva raporti eest 1-2 nädalat ette, et inimene saaks oma sõnumi rahulikult läbi mõelda. 2-3 päeva enne koosolekut rääkige iga kõnelejaga, veenduge, et tema kõne tekst on valmis ja vastab sõnastatud teemale.
4. samm
Valmistage ette koosolekuruum. On hea, kui teie organisatsioonil on koosolekusaal või mõni muu koosolekuruum. Muul juhul kasutage võimalikult suurt ruumi. Koosoleku päeval peab olema paigaldatud piisavalt toole ning ühendatud ja seadistatud projektor, arvuti ja mikrofon, kui neid on. Samuti saate eelnevalt kokku leppida iga koosolekul osaleja jaoks spetsiaalsed kaustad koos arutatavate dokumentidega.
5. samm
Teavitage kõiki töötajaid koosoleku kuupäevast, kellaajast ja kohast. Kasutage ühte traditsioonilistest meetoditest: postitage teave teadetetahvlile, saatke e-kiri, helistage struktuuriüksuste juhtidele, rääkige iga töötajaga isiklikult. Teie valik sõltub ettevõtte traditsioonidest ja töötajate arvust.
6. samm
Enne koosoleku alustamist registreerige osalejad. Hiljem lisate selle loendi protokollile. Alustage koosolekut kindlasti ajal, mis oli kavandatud ja töötajatele teada antud. Ärge oodake hilinejaid, näidake sündmuse tähtsust ja tõsidust.
7. samm
Teatage välja koosoleku peateema ja probleemid, mida seal käsitletakse. Paluge meeskonnal valida koosolekule juhataja ja sekretär. Reeglina valitakse esimeheks organisatsiooni juht või tema asetäitja ja sekretäriks sekretär või ametnik. Esimees viib koosoleku läbi, hoiab korda ja järgib reegleid. Sekretäri ülesannete hulka kuulub üksikasjaliku protokolli pidamine: esinejate sõnavõttude, neile esitatud küsimuste, arutelude ja ettepanekute salvestamine.
8. samm
Püsi kindlaksmääratud kõneajaga, vastasel juhul on oht, et venib keskööni ja ei tee kunagi mingeid otsuseid. Põhikõnelejate käsutuses on reeglina 15–20 minutit, kuid mitte rohkem kui 30. Teiseses küsimuses esinevad kaasettekandjad peaksid olema 10-15 minuti jooksul. Osaleja kõne publikust piirdub 2-3 minutiga. Küsimusele saate vastata mitte rohkem kui 5 minutit. Kui aeg ületatakse, tuletage reegleid kindlalt meelde.
9. samm
Kui koosoleku päevakord on paika pandud ja kõik on esinenud, võtke koosolek lühidalt kokku. Kui on tehtud olulisi otsuseid, tuleks nende eelnõu ette lugeda kõigile kohalolijatele.
10. samm
Kahe päeva jooksul pärast koosolekut peate koostama protokolli lõpliku versiooni ja vastuvõetud otsused. Protokoll peab olema kooskõlastatud ja allkirjastatud koosoleku juhataja poolt. Tooge otsused ja nende elluviimise tähtajad kõigi töötajate tähelepanu, kes peavad neid rakendama.
