On arvamust, et koosolek on sündmus, mida saab spontaanselt ette valmistada. Tegelikult nõuab selline ärisuhtluse vorm tõsist halduskoolitust.
Koosoleku teema
Kohtumise põhjuse peaks sõnastama algataja. Mitte mingil juhul pole selles koosolekus alati kõige olulisem osaleja. Lähtudes asjaolust, et koosolekud võivad olla ettevõttesisesed ja kuhu on kaasatud lai valik kutseid, on oluline teema määratleda nii, et see võiks meelitada kõiki dialoogi jaoks vajalikke inimesi.
Tavaliselt tegeleb teema tehnilise sõnastusega administratiivtöötajad või otse koosoleku sekretär. Antud teemast tuleneb koosoleku päevakord. See dokument sisaldab kõiki küsimusi, mida plaanitakse arutamiseks. Eelneval kokkuleppel määratakse igale küsimusele kõneleja, kellele määratakse kõneks tähtaeg, ilma et arutelu oleks arvesse võetud. Arutelu tähtaeg fikseeritakse päevakorras eraldi.
Probleemide paremaks mõistmiseks ei ole üleliigne koostada jaotusmaterjal, mis sisaldab lühikesi viiteid, statistikat või muud teavet. Sekretär valmistab sellised materjalid ette koos iga esinejaga eraldi.
Dokumentide ettevalmistamise viimane etapp on igas küsimuses otsuste eelnõude väljatöötamine. See dokument esindab raportööride arutelul põhinevaid pakutud lahendusi. Nad salvestavad kõnelejate esitatud viimased laused. Kui osalejad ei nõustu otsuse eelnõus toodud variandiga, parandab dokumenti sekretär.
Kutsutud isikud
Päevakava määrab suures osas nende inimeste ligikaudse loetelu, keda tuleks kutsuda tõstatatud probleemidega tegelema. Niisiis, produktiivne viis on kutsuda esinejaga inimesi, kellel on vastupidine seisukoht. Sel juhul toimib koosolek vaidlusaluse olukorra osapoolte jaoks "ümarlauana".
Koosolekul osalejaid teavitatakse mis tahes saadaoleval viisil - telefonikõne, e-posti või isikliku kutse kaudu. Kogu dokumentide pakett tuleb eelnevalt kõigile osalejatele üle anda, et neil oleks võimalus materjalidega eelnevalt tutvuda.
Koosoleku läbiviimine
Sekretär peab koosolekust osa võtma. Tema ülesanne on pärast arutelu koostada protokoll. Dokumendi koostamisel pole oluline arutelu jäädvustamine sõnasõnaliselt, vaid võtmekõnede ja konkreetsete ettepanekute kajastamine.
Võimalike lahknevuste välistamiseks on parem fikseerida koosoleku käik diktofonile. Kõiki osalejaid tuleb salvestamise algusest teavitada.
