Tööülesannete jaotamise oskus aitab kõigi asjadega õigeaegselt toime tulla. Tähtis on õppida, kuidas oma aega prioriseerida ja hallata. Analüüsige oma ülesandeloendit ja tehke muudatusi.
Vajalik
- - pliiats;
- - märkmik
Juhised
Samm 1
Teie töökoormuse mõistmiseks peate nägema kõiki tööülesandeid. Koostage selle päeva ülesandeloend. Ilma loendita on teil raske navigeerida, mida ja millal on kõige parem teha. Kõiki ülesandeid on võimalik välja kirjutada ilma süsteemita. Hiljem töötate selle loendiga, korraldate seda ja optimeerite.
2. samm
Vaadake oma loendit, peatudes üksikasjalikult iga üksuse juures. Peate mõistma, kas selle või selle ettevõtte tegemine on nii oluline või saab selle kustutada. Tehke kindlaks, milliseid ülesandeid saate teistele inimestele üle anda. Pole vaja kõike võtta ja maksimaalset koormust pakkuda. Õppige asju delegeerima.
3. samm
Järjesta ülejäänud juhtumid. Igale ülesandele peate andma punkti, lähtudes selle kiireloomulisusest ja olulisusest. On selge, et esimene asi, mida peate tegema, on kõige pakilisemate ülesannete täitmine. Mõelge ka oma töö eripäradele. Juhtub, et asi ise on tähtsusetu, kuid selle ebaõnnestumise tõttu võivad teie teised projektid mõne aja pärast kannatada.
4. samm
Mõelge oma isiklikule biorütmile. Kui teil on hommikul raske keskenduda, pühendage see päevaaeg lihtsatele ülesannetele ja tehke õhtul midagi tõsisemat. Samuti peate meeles pidama, et kohe pärast puhkust ja pikka nädalavahetust võib teie jõudlus väheneda. Seetõttu ei tohiks te neile tööpäevadele liiga suuri lootusi panna.
5. samm
Alternatiivsed ülesanded sõltuvalt nende tüübist. Tegevuste muutmine annab teile võimaluse asju raputada, üles ehitada ja mõnest tööst puhata. Näiteks pärast rasket ja tüütut aruannet võite pühendada aega mingile loomingulisele ülesandele. Tehke esitlus või minge partneritega kohtumisele. Nii vabanete rutiinitundest ja tunnete, kui mitmekesine on teie ametialane tegevus.
6. samm
Planeerige oma tegevust. Seda tuleks teha mitte ainult ühe päeva, vaid ka nädala, kuu ja aasta jooksul. Töökoormuse õigeks jaotamiseks peate nägema tervikpilti. Kui analüüsite ja määrate kindlaks, millal kogute kõige rohkem juhtumeid, näiteks sõltuvalt hooajalisusest, saate kavandada projekte, mis võivad oodata, mitte kõige kuumemaid perioode.
7. samm
Kui teil on alluvaid, peate töökoormuse nende vahel õiglaselt jaotama. Võrrelge tööülesandeid keerukuse ja tööpanuse osas, et madalama astme kolleegid töötaksid võrdselt. Levinud eesmärgi huvides saate tööülesandeid ühelt töötajalt teisele üle anda, sõltuvalt sellest, kes mida paremini teha oskab. Kuid siin peaks jälle kõik olema õiglane.
