Kogutud töötajat hinnatakse alati kõrgemalt kui seda, kellel on alati kiire, kuid kes ei suuda millegagi kursis olla. Õppimine, kuidas oma aega korralikult jaotada, on piisavalt keeruline. See ülesanne nõuab isiklikku distsipliini ja oskust teha seda, mida on vaja, mitte seda, mida keegi soovib. Kogumise positiivne mõju on aga palju suurem, kui esmapilgul võib tunduda.
Olenemata töö iseloomust, on reeglina kõik töötaja ülesanded jaotatud lühiajalisteks, keskmise tähtajaga ja pikaajalisteks. Kohesed ülesanded nõuavad mõne tunni ja kuni ühe tööpäeva jooksul täitmist. Pikemad plaanid venivad nädalate kaupa ning pikaajalised arengud on igakuise, kvartaalse ja aastase sageduse eesmärgid.
Parim viis kiiresti planeeritud töögraafiku juurde liikuda on koostada eesmärkide loetelu, jagades need kiireloomulisuse järgi. Parim variant sellise registri loomiseks on tavaline tabel. Iga päev tuleb uuendada esimese veeru ülesandeid, kuhu sisestatakse kiireloomulised küsimused. Päeva jooksul on vaja tabeli uurimiseks eraldada kolm perioodi, nii et ükski ülesannetest, sõltumata selle rakendamise perioodist, ei jää silma alt ära. Tuleb meeles pidada, et aasta jooksul paljulubava tähtsusega ülesanded liiguvad varem või hiljem esimesse veergu ja seetõttu on vaja nende rakendamiseks valmistuda.
Planeerimine sõltub suuresti enesedistsipliinist. Päeva esimesel poolel on märgata tootlikkuse suurimat kasvu. Eriti oluline on varuda aega kella 10-st lõunasöögini. Selleks ajavahemikuks on vaja lisada juhtumid, mida peetakse kõige töömahukamateks või ebameeldivamateks. Te ei tohiks selliseid ülesandeid edasi lükata pärastlõunani, parem on see aeg pühendada kõige nauditavamatele eesmärkidele. On oluline, et tööpäeva jooksul täidetavad ülesanded kuuluksid kõikidesse sageduse kategooriatesse - kiireloomulised, keskpikad ja pikaajalised.
Tihti juhtub, et kiire ja ettearvamatu töövoo toob kaasa vajaduse tööprotsessi päeva jooksul kohandada. Te ei tohiks seda vältida, vaid peaksite suutma ülesandeid üksteisega ratsionaalselt asendada. Muide, kui päevakorras on oluline töö, mis peab olema lõpetatud enne päeva lõppu ja tootmise vajadus sunnib teid osalema mitmetunnisel koosolekul, siis tuleks üritada üritusel osalemisest keelduda.. Muidugi on kohtumised kui meeskonnaga suhtlemise vorm äärmiselt olulised, kuid esmatähtis peaks olema töö, mis nõuab kohest teostamist.
Veel üks oluline punkt oma aja teadjatele - selleks, et alati kõigeks aega jääks, peate võimalikult vähe tähelepanu pöörama asjadele, mis sõna otseses mõttes "varastavad" väärtuslikke minuteid. See võib olla abstraktne vestlus töötajatega või liigne abivalmidus kolleegide suhtes, kes pidevalt mingit abi paluvad. Spetsialist, kes oskab oma aega planeerida, väärtustab eriti iga tööminutit ning teab, et ettevõtte isiklik maine ja saavutused sõltuvad tema tegevuse efektiivsusest.
