Organisatsioonide, ettevõtete personaliteenistustes hoitakse suurt hulka dokumente: töölevõtmise korraldused, puhkuse andmine, ülekanded, auhinnad, täiendavad sularahamaksed, vallandamised ja muud. Selliste dokumentide säilitamise tähtsus tuleneb vajadusest pidada arvestust iga konkreetse töötaja dokumentide üle. Juhtumi dokumentide korrektne ja kiire vormistamine on usaldatud personaliametnikele.
Juhised
Samm 1
Juhtumite vormistamine on täidetud dokumentide paigutamine kohtuasjadesse. Grupeerige dokumendid iga kalendriaasta juhtumiteks, välja arvatud juhtumid, mis moodustati algselt ja mis ei ole ühe kalendriaasta piires. Selliste juhtumite hulka kuuluvad: üliõpilaste, töötajate, töötajate isiklikud toimikud, kohtuekspertiisi juhtumid, pensionijuhtumid, haiguslugu ning muud raamatupidamisdokumendid.
2. samm
Õpilaste, üliõpilaste, kraadiõppurite isiklike toimikute lõplik vormistamine peaks toimuma haridusasutuse või kraadiõppe lõpetamisel; töötajad ja töötajad - vallandamisel; haiguslugu - pärast patsiendi väljakirjutamist; kohtuasjad - kohe pärast kohtuprotsessi lõppu ja otsuse kättetoimetamist; pensionijuhud - pärast pensionimaksete lõpetamist.
3. samm
Arhiivisalvestuse ettevalmistamisel ühendage vallandatud töötajate isiklikud toimikud isiklikeks toimikuteks, kui lehtede arv ei ületa kakssada viiskümmend. Sama kehtib ka haridusasutuse lõpetanud isikute kohta. Samuti saate luua eraldi isikliku faili eraldi salvestusüksusena. See reegel kehtib püsimälus olevate isiklike failide kohta.
4. samm
Isiklike failide loomisel arvestage erinevate säilitamisperioodidega. Pikaajalise ja püsiva säilivusaja puhul moodustage need eraldi ja lisage need ka erinevatesse loenditesse.
5. samm
Grupeerige töötajate tellimused juhtumiteks vastavalt kehtestatud säilitustähtaegadele. Iga isikliku toimiku sisse kantakse dokumendid kronoloogilises järjekorras, see tähendab aasta algusest lõpuni, samuti nende kinnitamise, koostamise, registreerimise kuupäevaks.
6. samm
Juhtumid, mis on moodustatud isiklikest kontodest, isiklikest kaartidest, töövihikutest ja ka isiklike toimikute komplektidest, süstematiseeritakse rangelt tähestikulises järjekorras. Sellise kujunduse kasutamisel viige läbi täiendav selgitus, märkides esimesed kolm tähte nende isikute nimedesse, kellele isiklik toimik on avatud.
