Paljude ettevõtete tegevus on seotud lepingute sõlmimisega kaupade tarnimiseks, tooraine ja komponentide ostmiseks. Iga ettevõte sõlmib töötajatega lepingud. Dokumentatsiooni kasutamise hõlbustamiseks on laialt levinud paljude raamatupidamisajakirjade pidamise praktika. Sellises ajakirjas on mugav salvestada näiteks üksikute dokumentide liikumise kronoloogia ja lepingute üksikasjad.
Vajalik
- - lepingute raamatupidamise päevik;
- - lepingud.
Juhised
Samm 1
Töötage välja vorm lepingute üle arvestuse pidamiseks. See peaks kajastama ettevõtte eripära ja olema hõlpsasti kasutatav. Suurettevõttes saate sellise ajakirja vormi eritellimusega kinnitada, täiendades seda dokumentatsiooni täitmise soovitustega.
2. samm
Kujundage ajakirja tiitelleht. Sisestage siia dokumendi nimi. Peegeldage ettevõtte nimi ja kõik vajalikud üksikasjad. Sisestage logimise alguskuupäev. Suures ettevõttes on soovitatav pidada iga struktuuriüksuse kohta eraldi lepingupäevikut. Numbrite ajakirja lehed, klammerdage see vajaduse korral ja kinnitage organisatsiooni pitser.
3. samm
Jagage ajakirja töölehed mitmesse veergu, mille arvu määravad teie vajadused ja lepingute eripära. Esitage veerud dokumendi seerianumbri, lepingu kuupäeva ja selle lõppemise kohta. Eraldi veerus on lühike märge lepingu eseme kohta. Lisage päevikusse ka lepinguliste kohustuste täitmise eest vastutavad isikud.
4. samm
Kui arvate, et ajakirja elektrooniline vorm on mugavam, arendage lepingute registreerimiseks oma tarkvaratoode või tellige see töö spetsialiseeritud organisatsioonilt. Mõnel juhul saate selleks kasutada Microsoft Exceli arvutustabeliprogrammi.
5. samm
Määrake ametnik, kes vastutab ajakirja pidamise eest. Tavaliselt on see isik ettevõtte personaliosakonna töötaja või juriidilise osakonna töötaja.
6. samm
Tehke reegel, et lepingute üle peetakse arvestust süstemaatiliselt, kajastades selles sisalduvat dokumentatsiooni pidevalt, mitte juhtumipõhiselt. See võimaldab ettevõtte juhtkonnal saada täieliku ülevaate ettevõttes toimuvatest protsessidest ja annab võimaluse tihedas dokumentatsioonivoogus kiiresti navigeerida.
