Protokolli väljavõte on mis tahes organisatsiooni töövoo hädavajalik atribuut. Väljavõte, millel on originaaldokumendiga sarnane juriidiline jõud, peab sisaldama kõiki vajalikke üksikasju. Asjakohaste dokumentide ettevalmistamisel tuleks tähelepanu pöörata üksikasjadele.
Reeglina kehtestatakse igas ettevõttes nõuded protokolli väljavõtete täitmise kohta vastavalt ärikäibe sise-eeskirjadele. Selle dokumendi koostamiseks on siiski üldtunnustatud normid.
Väljavõte protokollist on konkreetse väljaande originaaldokumendi teksti täpne koopia. Seega peab koosoleku protokolli väljavõte sisaldama juhtorgani nime, mille koosolek protokolliti. Reeglina on see teave märgitud dokumendi pealkirjas. Siin muudetakse dokumendi tüüp "Protokoll" väärtuseks "Väljavõte protokollist". Mõnel juhul on dokumendi paremas ülanurgas kiri "Avaldus".
Lisaks peab originaali õigusliku jõu säilitamiseks protokolli väljavõte sisaldama teavet:
- koosoleku kuupäev, koht ja kellaaeg;
- teave otsuste tegemise kvoorumi olemasolu kohta;
- teave presidendi ülesandeid täitva isiku kohta;
- teave sekretäri ülesandeid täitva isiku kohta.
Koosoleku päevakord on lühendatud konkreetseks küsimuseks, mille kohta koostatakse väljavõte. Samamoodi jäetakse dokumendist välja kõik killud, mis on seotud kolmandate osapoolte küsimuste arutamisega.
Päevakorras oleva küsimuse kaalumine, mille kohta väljavõte on koostamisel, antakse täpselt koos järjekorranumbri, sõnastuse, arutelu käigu ja vastuvõetud otsustega.
Lõpus on väljavõtte allkirjastanud eesistuja ja kinnitatud pitseriga. Sellele järgneb nõue, mis kinnitab selle autentsust "Avaldus on õige" ("Õige") ja pannakse sekretäri allkiri dekrüpteerimisega.
Protokolli originaal väljavõte on nummerdatud, õmmeldud ja kinnitatud volitatud isiku pitseri ja allkirjaga.
