Konverentsi on tavapärane nimetada laiendatud koosolekuks, kus osalevad mitme organisatsiooni esindajad. Konverentsid võivad olla osakondlikud, valdkondlikud, piirkondlikud, piirkondadevahelised, rahvusvahelised. Nad arutavad mitmesuguseid, kuid temaatiliselt seotud probleeme. Mõnel juhul määrab organisatsiooni arengustrateegia konverentsi otsus. Sellist üritust võib korraldada iga haritud inimene, kuid tuleb arvestada mõningate kaalutlustega.
Vajalik
- - osalejate nimekiri;
- - sõnavõttude kokkuvõte;
- - visuaalsed materjalid;
- - tehnilised vahendid.
Juhised
Samm 1
Koostage osalejate nimekiri. Tavaliselt teavitatakse esinejaid eelseisvast konverentsist eelnevalt, nad peavad kinnitama oma nõusolekut ja teavitama aruannete teemat. Mõnikord nõuavad tingimused aruannete tekstide või vähemalt kokkuvõtte esitamist. Tutvuge materjalidega.
2. samm
Otsustage reeglite üle. See sõltub sellest, kui kaua konverents kestab, esinejate arvust ja ka töövormidest. Kas kavandatud on ainult täiskogu istungjärgud või toimub osa tööst sektsioonides? Teise variandi korral saab aruannetele eraldada rohkem aega.
3. samm
Varu kindlasti aega kaasettekanneteks ja küsimustele vastamiseks. Otsustage küsimuste vorm. Osalejad saavad neid küsida suuliselt, kohe pärast esitlust. Siis peaksite hoolitsema täiendavate mikrofonide eest. Küsimusi saab esitada ka kirjalikult, siis peate mõtlema kohale, kuhu kuulajad märkmeid panevad. Mõni küsimus saab ette valmistada.
4. samm
Koosta päevakava. Sõnavõttude järjekord võib olla erinev, see sõltub teemast, kuid igal juhul on parem konverentsi alguses arutada üldisi küsimusi ja seejärel liikuda üksikasjade juurde. Pärast iga poolteist kuni kahte töötundi andke väike paus (tasub korraldada kohvipaus) ja keskel - pikk paus, mille jooksul osalejad saavad lõõgastuda ja lõunat süüa. Kui konverents on lühike (näiteks tagasivalimine), pole pikad vaheajad vajalikud.
5. samm
Kontrollige tehniliste vahendite seisukorda. Kontrollige oma arvutit ja videopleierit. Küsige saatejuhtidelt, millist varustust nad vajavad ja millised programmid seal peaksid olema. Paluge esinejatel enne konverentsi visuaalid esitada. On väga hea, kui arvutiga töötaval inimesel on nimekiri, millise ettekande teha. Enne konverentsi kontrollige, kas kõik esinejad on saabunud, kas teemas on mingeid muudatusi.
6. samm
Mõelge oma avasõnadele. Peate ütlema osalejatele paar teretulnud sõna, selgitama, millisele üritusele konverents on pühendatud, protseduuri, reegleid. Enne aruandlus- ja valimiskonverentsi algust andke sõna loenduskomisjoni esimehele, kes peab ütlema, kui palju delegaate eeldati ja kui palju on kohal. Kui puudu on vähe, soovitage üritust alustada. Mõnikord sobib sel hetkel laulda riigi või rahvusvahelise organisatsiooni hümni. Pakkuda valida esimees, sekretär, loendamise ja toimetuse komisjon. Paljudel juhtudel saab nimekirju ette valmistada. Edasi saab üritust juhtida esimees, kes kuulutab välja päevakorra projekti (parem on see enne algust trükkida ja printida). Esiteks võetakse eelnõu vastu, seejärel tehakse selles muudatusi ja täiendusi, misjärel kinnitatakse päevakord tervikuna.
7. samm
Konverentsi ajal peab saatejuht, olenemata sellest, kas ta on esimees või mitte, pidevalt ruumis viibima. See on tema, kes otsustab organisatsioonilised küsimused nende tekkimisel. Kui teil on siiski vaja lahkuda, usaldage oma kohustused kellelegi mõttekaaslastest.
8. samm
Konverents lõpeb tavaliselt mingisuguse otsuse vastuvõtmisega. Esimees loeb ette eelnõu teksti, publik teeb muudatusi ja täiendusi, toimetuskomisjon tutvustab neid, misjärel otsus kinnitatakse.
