Konverents igas organisatsioonis on äärmiselt oluline sündmus. See nõuab hoolikat ettevalmistust ja laitmatut rakendamist. Iga nüanss võib rikkuda teie ettevõtte muljet. Eduka konverentsi korraldamiseks tuleks arvestada põhiprintsiipidega.
Vajalik
Paber, internet, raha
Juhised
Samm 1
Pange endale selge eesmärk. Miks te seda konverentsi vajate? Mida sa lõpuks saada tahad? Konverentsi eesmärk võib olla ettevõtte usaldusväärsete ärikontaktide pakkumine, maine parandamine, investorite leidmine jne. Sellest lähtuvalt valitakse kindel suund, millest tuleks kinni pidada kogu ürituse ettevalmistamise ja läbiviimise käigus. Pidage meeles, et eesmärk peab olema saavutatav, mõõdetav ja reaalajas iseloomulike omadustega.
2. samm
Pange sündmusele nimi. Kui see pole esimene kord, ärge unustage nummerdamist märkida. Nimi peaks olema särav, meeldejääv, intrigeeriv. Teie sihtrühm peaks konverentsist huvitatud olema.
3. samm
Määratlege selge sihtrühm. Isegi täiuslikult ettevalmistatud ja organiseeritud konverentsil ei pruugi olla mingit mõju, kui kutsute sinna valesid inimesi. Küsige endalt, kes peaks rääkima, kelle arvamust tuleks kuulda, kuidas see üritus võib külalisi huvitada. Proovige kindlaks teha, kus ja kuidas saaksite oma potentsiaalse sihtrühmaga kõige paremini suhelda, mis mõjutab õigeid inimesi langetama otsuseid teie korraldataval üritusel osalemise kohta.
4. samm
Otsustage konverentsi aeg ja koht. Enamik konverentse toimuvad tööpäevadel (välja arvatud reedel), välja arvatud juhul, kui on ette nähtud pikka üritust. Koht määrab suuresti kogu arvamuse sündmuse kui terviku kohta. Külaliste suhtumine konverentsi kujundatakse ka siis, kui nad alles otsivad konverentsisaali või hotelli. Seetõttu kirjeldage marsruuti võimalikult üksikasjalikult, kui võimalik, asetage märgid.
5. samm
Kuuluta välja konverents. Valige meedia, mida teie sihtrühm kõige sagedamini räägib. Pange neisse eelseisva sündmuse kohta reklaamid või artiklid. Saatke kutsed kõigile teid huvitavatele külalistele. Kas see on uudiskiri või värvikas uudiskiri, see sõltub sinust. Kutses märkige konverentsi koht, kellaaeg, nimi ja suund.
6. samm
Koguge komisjon, mis kaalub kõiki teie ettepanekule antud vastuseid ja valib kõige huvitavamad ja asjakohasemad ettepanekud. Pärast seda on võimalik hakata kujundama ürituse programmi.
7. samm
Jagage meeskonnas vastutust. Keegi vastutab külalistega suhtlemise eest, keegi otsustab kõik küsimused meediaga, keegi juhib üritust jne. Pakkuge kõigile konverentsil osalejatele täiendavaid esinejamaterjale. Enne üritust kontrollige kindlasti kogu varustust.
8. samm
Kui leiate, et teie aeg on otsas, määrake igale ettekandele ja küsimuste arvule ajapiirang. Paluge publikul pärast sündmust kõnelejatele lisaküsimusi esitada.
