Välismaalastega ärikirjavahetuse läbiviimisel on väga oluline asjakohaste dokumentide korrektne vormistamine. On vaja arvestada mitte ainult kõiki võõrkeele reegleid, vaid ka registreerimise aktsepteeritud standardeid. Paljud läbirääkimiste ebaõnnestumised on tingitud just soovimatusest järgida teatud reegleid.
Juhised
Samm 1
Ärikirja koostamiseks peate kasutama ainult A4-formaadis paberit. Jätke dokumendile kindlasti laiad veerised, nii et dokumendi saaks kausta mistahes juhul (vasaku ja parema veerise pikkus peaks olema 2,5 cm ja ülemise veerise vähemalt 4 cm).
2. samm
Kirjutage lehe ülaossa tagastusaadress vastupidises järjekorras. Esmalt sisestage oma ees- ja perekonnanimi, seejärel - kontori või korteri number, maja number, tänava nimi, linn, linnakood, piirkond, riik.
3. samm
Tühjendage see kaks korda ja lisage kirja kuupäev. Kuu saab täpsustada sõnade või numbritega (näiteks 12. november 2011). USA-sse kirja saatmisel tuleks kõigepealt kirjutada kuu, Suurbritannias aga number esimesena.
4. samm
Paremal sisestage adressaadi aadress aadressi samas järjekorras. Kui peate viitama varem saadetud kirjale, tehke seda vahetult enne ühendust võtmist, kasutades dokumendi vasakul küljel asuvat linki ("Meie viitenumber # tähe number" või "Teie viide #").
5. samm
Tehke uuesti tühik ja kirjutage pöördumine. Kui teate adressaati, algab kiri sõnaga "Lugupeetud härra …". Kui peate silmas naist, siis märkige "proua" (või "pr.", kui ta pole abielus või tema sotsiaalne staatus pole teada). Kui adressaat pole teada, on parem märkida "Lugupeetud härra või proua". Pärast taotlust lisage kindlasti koolon.
6. samm
Kirja tekst on kirjutatud kompaktselt, ühe vahega. Igal juhul peate kirjutama viisakalt. Jätke lõikude vahel kaks rida vahele, ärge kasutage "punast joont", sest Ameeriklastel ja eurooplastel sellist kontseptsiooni pole.
7. samm
Lõpeta tekst positiivsele noodile, kasutades tavalist keelt (näiteks: "Ootame teid huviga"). Palun märkige, kuidas saab teiega ühendust võtta.
8. samm
Kirjutage oma lõppsõna (näiteks: "Teie tõeliselt"), tühik ja kirjutage alla. Allkiri tuleb dekrüpteerida.
