Igas organisatsioonis, isegi väikeses, antakse välja ja hoitakse palju erinevaid korraldusi ja korraldusi. Kui kõik need on registreeritud ja arhiveeritud ühte asja, siis varem või hiljem tekitab see segadust. Ja kontrolliasutuste esindajad tõenäoliselt sellist dokumentide pidamist heaks ei kiida.
Juhised
Samm 1
Ettevõttes väljastatud tellimuste õigeks jagamiseks peate juhinduma järgmistest dokumentidest:
- kinnitas Rosarkhiv "Organisatsiooni tegevuses loodud tüüpiliste haldusdokumentide loetelu, mis näitab ladustamisaega";
- kontoritöö juhised (välja töötatud juhtorgani poolt).
Nende dokumentide põhjal tuleks igas ettevõttes välja töötada juhtumite nomenklatuur. Selle põhjal jagatakse korraldused, juhised ja muud dokumendid.
Sõltuvalt ettevõtte suurusest ja selle struktuurist võib väljatöötatud juhtumite nomenklatuuri jaotada osakondadesse tähekoodi märkimisega või see võib olla üldine.
Igal juhul on kõik ettevõtte tellimused jaotatud tinglikult põhi- ja majandustegevuse ning personali tellimusteks.
2. samm
Põhi- ja majandustegevuse korraldusi peab reeglina sekretär (kui eraldi korralduses ei ole sätestatud teisiti). Ta vastutab ka nende tellimuste registreerimise, salvestamise ja arhiveerimise eest.
Dokumendid erinevad ladustamisaja poolest. Ettevõtte põhitegevuse (organisatsioonilise struktuuri, personali tabeli kinnitamise, selles muudatuste tegemise jne jaoks) tellimustel on hoiuliinid - pidevalt. Kalendriaasta lõpus antakse need üle ettevõtte arhiivile.
Majandus- ja tegevusküsimusi käsitlevaid tellimusi säilitatakse 5 aastat. Need nummerdatakse järjestikku ilma täheta. Kui ettevõttes väljastatud korralduste maht on suur, jagatakse need aasta jooksul mahtudeks. Pärast säilitustähtaja möödumist need hävitatakse vastava teo registreerimisega.
3. samm
Personalitellimused vormistatakse ja hoitakse ettevõtte personalijuhtimise osakonnas. Need erinevad ka säilivusaja poolest.
Eraldi juhtum on vastuvõtmise, vallandamise ja üleandmise korraldused 75-aastase säilitamisajaga. Siin esitatakse ka korraldused perekonnanime muutmiseks, pikaajaline töölähetus, töötajate pikaajaline ajutine üleviimine jne. Need dokumendid on ajakirjas registreeritud, neil on pidev numeratsioon ja kiri (kõige sagedamini "ls", "k"). Aasta lõpus õmmeldakse sellised tellimused koos registreerimispäevikuga ühte kausta ja antakse üle arhiivile.
4. samm
Puhkuste (regulaarsed, tasustamata jms), lühiajaliste lähetuste ja ülekannete tellimused vormistatakse eraldi failis, neid säilitatakse 5 aastat. Tellimuse numeratsioonile lisatakse täht (näiteks "o" või osakonna kood).
Kogutellimustel on sama hoiuperiood. Siiski on soovitatav neid säilitada eraldi, nagu neile on lisatud analüüsimaterjalid (seletuskirjad, protokollid, ametiühingukomitee teated ja otsused jne).
Ladustamisaja möödumisel need tellimused hävitatakse.
5. samm
Samuti on soovitatav hoida kampaania tellimused eraldi (ladustamisaeg - 75 aastat). Eraldi juhul esitatakse korraldused nii oma ettevõtte kui ka ülemuse edutamiseks. Juhtum on arhiivis selle vormistamisel.
