Tellimus on väga praktilise tähtsusega dokument. See viitab mõnele konkreetsele tegevusele: töötaja palkamine ja vallandamine, distsiplinaarkaristus, uue tehnoloogia kasutuselevõtu vajadus ja palju muud. Ametnik peab tagama seda tüüpi dokumentide hoidmise ja võime õigeid kiiresti leida. Selleks määratakse igale tellimusele kordumatu identifitseerimisnumber.
Vajalik
- - tellimused;
- - sõidupäevik;
- - personalidokumentide haldamise juhendamine;
- - 2 või 3 kausta.
Juhised
Samm 1
Tellimuste registreerimise vorm pole seadusega rangelt reguleeritud. On olemas Rosarkhivi 27. novembril 2000 avaldatud tüüpjuhend, mis ütleb, et tellimuste nummerdamine personali ja põhitegevuse järgi tuleks läbi viia kalendriaasta jooksul eraldi. Kui töötate väikeses firmas, kus sekretär töötab ka ametniku tööd, alustage 3 kausta ja 3 registreerimispäevikut.
2. samm
Koostage juhised kontoritöö jaoks. See võib koosneda vaid mõnest esemest. Märkige, milliseid tellimusi tuleks 5 aastat säilitada ja milliseid - 75. Kirjutage, millistesse massiividesse on jaotatud teie ettevõtte tellimused ja kuidas otsustasite need määrata. Põhitegevuse tellimused nummerdatakse tavaliselt järjekorranumbriga ning personalitellimused numbri ja tähega. Näiteks võib number välja näha nagu "Tellimuse nr 2-l / s" või "Tellimuse nr 2-k". Mõelge erineva säilivusajaga dokumentide erinevatele tähistele. Näiteks võib lühiajalist tähistada personalina ja pikaajalist - personalina.
3. samm
Jagage tellimused personali järgi kaheks osaks säilivusaja järgi. Dokumendid korralise või õppepuhkuse andmise, lühiajalise lähetuse, ergutuste ja distsiplinaarkaristuste kohta säilitatakse 5 aastat. Töötamise, üleviimise, töölt vabastamise, pikkade tööreiside ja pikkade puhkuste tellimused esitage teise kausta. Kirjutage köite kaantele kausta nimi ja aegumiskuupäev. Täitke põhitegevuse tellimused eraldi
4. samm
Suurtes ettevõtetes väljastavad tellimusi erinevad teenused. Põhitegevuse dokumentatsiooni hoiab reeglina sekretär ja personali jaoks personaliosakond. Vastavalt sellele on mõlemal oma kaust ja oma raamatupidamisraamatud. Piisab, kui personalispetsialist alustab 2 raamatut ja 2 kausta, jagades dokumendid säilitamisperioodide järgi. Kuid väga suure dokumendivoo korral on iga kaust sageli jaotatud tellimuste tüüpide järgi. Kui teie ettevõte on kasutusele võtnud eraldi salvestussüsteemi, nummerdage tellimused ikkagi ühise massiivi järjekorras ja registreerige need ühes ajakirjas.
5. samm
Põhitegevuse tellimused võivad kehtida mitte ainult kogu ettevõtte, vaid ka üksikute divisjonide kohta. Töötage välja kood iga osakonna või osakonna jaoks. See võib olla täht või number. Ärge unustage, et põhitegevuse tellimuste tähistus peaks erinema sellest, mis on aktsepteeritav teie ettevõtte personaliarvestuse haldamisel. Sellisel juhul kuulub numeratsioon üldise "põhitegevuse" massiivi.
