Kõik organisatsiooni dokumendid peavad olema nõuetekohaselt salvestatud. Selge süsteem võimaldab teil koheselt leida õige paber. Mõnel tüüpi dokumentidel on näiteks tellimuste jaoks oma hoiureeglid.
Vajalik
kaustad, karbid, paber, arvuti
Juhised
Samm 1
Looge tellimuste register, kuhu kõik organisatsiooni tellimused salvestatakse. Ajakiri peab olema tingimata köidetud ja nummerdatud, mis välistab järelsõnad või lehtede kustutamise.
2. samm
Päevik peab sisaldama teatud veerge. Veergude ligikaudne sisu võib olla järgmine: veerg, kus kirje number on näidatud järjekorras, veerg tellimuse kuupäevaga, veerg tellimuse kokkuvõttega, veerg tellimuse numbriga, veerg, kus töötaja jätab selle tellimusega tutvumisel jälje. Lisaks saab lisada veeru, mis näitab tellimuse asukohta (kaustad või kast).
3. samm
Kõik tellimused tuleks sortida kaustadesse: töötajate vastuvõtmise ja vallandamise korraldused (personalitellimused), töötajate stiimuleid kajastavad korraldused, lähetused lähetustele ja puhkustele, korraldused, mis kajastavad organisatsiooni põhitegevust. Kui tellimustel on suurepärased säilitamisperioodid, luuakse neile eraldi kaustad.
4. samm
Tellimuste säilitamise süsteem peab olema selge, süstematiseeritud ja tagama tellimustele omistatud numbrite järjepidevuse. See kehtib eriti siis, kui tellimus võetakse tööle. Segaduste vältimiseks on soovitatav teha koopia arestitud korraldusest.
5. samm
Kõik tellimused tuleb printida organisatsiooni kirjaplangile. Sellisel juhul pole tellimuse plommi vaja. Kui tellimus trükitakse tavalisele paberilehele, peab sellel olema organisatsiooni pitser.
6. samm
Kui ettevõte on tellimuste säilitamiseks kasutusele võtnud elektroonilise süsteemi, peab see olema kogu organisatsioonis ühtne. Töötajatel, kellel on õigus nendele dokumentidele oma allkiri panna, peab olema juurdepääs elektroonilistele tellimustele. Sel juhul on väga mugav kasutada EDS-i (elektrooniline digitaalallkiri). Tellimislogi on soovitatav igal juhul printida.
