Sekretär korraldab, jagab ja tagab juhi tegevuse. Esiteks on see assistent erinevates organisatsioonilistes küsimustes. Selline töö nõuab kiiret vahetamist ühelt tööliigilt teisele.
Sekretäril on palju kohustusi, kuid neid ühendab ühine eesmärk: pakkuda juhile tema töös maksimaalset abi ja säästa aega. Sekretär peab töötama dokumentatsiooni, telefoni, faksi teel, vastu võtma ja levitama kõnesid, suhtlema külastajatega, korraldama juhtimiseks koosolekuid, koosolekuid, töölähetusi.
Sekretäri ülesanded
Sageli väikestes organisatsioonides usaldatakse sekretärile ka sekretäri ülesanded. Nende hulka kuuluvad ametlike paberite pidamine ja haldamine, dokumentide ettevalmistamine, liikluse korraldamine ja nendega seotud tegevused, raamatupidamine ja ladustamine.
Kui maht pole liiga märkimisväärne, vastutab selle sekretär. Kui mahud on väga suured, võetakse kasutusele ametniku ametikoht, mis nõuab eriharidust. Sekretäri põhitegevus on kontoriseadmete ja dokumentidega töötamine. Vaja on hoolsust ja täpsust.
Valdavaks punktiks saab võõrkeelte oskus. Jätkamisaruande koostamisel on kohustuslik neis märkida oskuste tase.
Haridus ei peaks tingimata erinema konkreetses spetsialiseerumises. Kuid hädavajalik tingimus on selle olemus, mis on seotud andmete analüüsimise võimega, inimestele lähenemise leidmisega.
Isikuomadustes pole üleliigne nimetada rahulikkust, korrastatust ja seltskondlikkust. Sekretär on ettevõtte nägu. Ametikoht on üsna vastutustundlik.
Vastutusala hõlmab telefonikõnede levitamist, külastajatega kohtumist. Üldiselt aktsepteeritakse sekretäritööd karjääriredeli algstaadiumina. Kuid sellise hüppelaua jaoks on vaja üsna kõrget haridust.
Sekretäri välimus on ettevõtte visiitkaart. Vastutus võib piirduda ainult kohvi serveerimise ja kõnede vastuvõtmisega, kuid tõenäoliselt laieneb see kriitiliste dokumentide koostamise ning juhtkonna ja tema pere jaoks puhkuse korraldamise vormis.
Seetõttu on oluline oma CV-s märkida saavutused. See on kohustuslik isegi siis, kui eelmine töökoht oli kullerkoht. Saavutuste aruandlus annab tulevasele tööandjale arusaama, et tööotsija oskab hästi hinnata oma tööd töökohal ning oskust tuua välja kogemuse põhipunktid.
Edu
Saavutused on alati soovituslikud, kuna ennetavad ja produktiivsed töötajad pakuvad huvi kõigile tööandjatele. Parim on näidata saavutusi konkreetsete arvude või faktide abil.
Piisab vaid mõne põhipunkti mainimisest, kuid tõesti olulistest ja olulistest. See võimaldab teil peamist asja esile tõsta, ilma et jaotist tohutult infoga koormataks. Peamiste saavutuste loetlemisel tuleb rõhutada, millist kasu või kasu on ettevõte saanud.
Näiteks õnnestumist tähistades võite lause lõpetada fraasiga, et rakendamine on vähendanud ettevõtte kulusid teatud protsendi võrra. Oluline on oma saavutusi õigesti kirjeldada. Te ei tohiks oma elulookirjeldust muuta ametijuhendi sarnaseks. Isegi kui seda dokumenti võetakse kogemuste kirjeldamise aluseks, on mõistlik kogu sõnastust hoolikalt kontrollida.
Mõnikord kirjeldatakse õnnestumisi esimeses isikus. See sõnastus on pisut vastuolus üldise jätkamise kontseptsiooniga. Parem hoiduge nende kasutamisest. Mugavamad ja õigustatumad on võimalused "rakendatud", "strateegia rakendati … mis pakkus …" ja nii edasi.
Oma CV-ga saadetud kaaskirjas saate viidata mis tahes oma kõige olulisemale õnnestumisele. Pärast sellise teate lugemist soovib tööandja või juht kindlasti tutvuda lisatud dokumendiga.
Näited ja soovitused
Nende saavutused võivad olla isegi tavapärases töös. Nende hulgas on kõige rohkem võitnud:
- mitme kontrolli edukas läbimine;
- dokumendivoo kiirendamine ettevõttes elektroonilise andmebaasi kasutuselevõtmise ja arendamise abil koos programmeerimisosakonnaga;
- suurettevõtte eduka ülemineku korraldamine versioonilt 7.7 "1C: Enterprise" versioonile 8.3;
- planeerimisosakonna efektiivsuse suurendamine arvutuste automatiseerimise kasutuselevõtuga, mis tagas majandusteadlaste personali kahekordse vähenemise.
Oluline on kirjeldada, mis tegelikult on saavutatud. Pearaamatupidaja edu ei tohiks omistada, kui tema kohustused ei kuulunud täidetud funktsioonide hulka. Ja mõnel juhul on tegevuse liigi muutmisel vaja tuua võidud karjäärikasvu uutele ülesannetele lähemale.
Erialased saavutused demonstreerivad tegevuste käigus realiseeritud ülesandeid ja eesmärke. Need võivad olla vajalike omaduste kogumi ilmnemise tagajärjed. Juhi jaoks tähendab see palju.
Nii võib edukate valikute seas ilmuda:
- ettevõtte tippjuhtide töö koordineerimine;
- lepingute ettevalmistamine, allkirjastamiseks vajalik dokumentatsioon;
- kõnede vastuvõtmine koos nende jaotusega;
- kirjavahetuse saatmine, vastuvõtmine ja registreerimine;
- külaliste kohtumine ja kooskõlastamine;
- abistamine ja korporatiivsete ürituste korraldamine;
- Reisitoetus;
- juhi administratiivne tugi;
- tagades kõik, mis on vajalik täielikuks toimimiseks;
- koristus- ja kulleriteenuste tegevuse koordineerimine;
- stressiresistentsus ja konfliktivabadus, suurepärane suhtlemisoskus;
- meeldiv elegantne välimus;
- kontoriseadmete kasutamise oskused;
- oskus töötada konfidentsiaalse teabega;
- arvuti, MS Office Exceli, MS Office Wordi, MS Office Power Pointi, MS Office Accessi, MS Outlooki ja muude arvutiprogrammide valdamine e-postiga töötamiseks, "Consultant Plus", Lotus edasijõudnud kasutaja tasemel.
Edukate jätkamisnäidete hulka kuuluvad sellised, mis määratlevad kohustused ja täidavad neid. Samuti on mõttekas potentsiaalset tööandjat teavitada põhjustest, mille tõttu ametlikku töötamist varem ei toimunud.
Saavutuste näitamise olulisus
Vajalike omaduste eduka näitamise variant taotlejale esitatavaid nõudeid silmas pidades võib olla järgmine:
- kontorielu korraldamine: vee, kohvi, kirjatarvete tellimine, kontoriseadmete remondi, koristamise korraldamine;
- dokumentatsiooni, sealhulgas tehnilise tõlge;
- töö kontoriseadmetega;
- klientide nõustamine ettevõtte teenuste osas;
- VIP-külaliste koosolekute korraldamine;
- pakkudes meeldivat ja mugavat töökeskkonda.
Eelmiselt töökohalt lahkumise põhjusena on mõistlik välja tuua tegelikud põhjused. Näiteks töö ilma ametliku registreerimiseta, tsiviiltöölepingu alusel. Vastav dokument tuleb lisada.
Lubatud on järgmised võimalused: ettepanekute kaalumisel ei toonud ükski objektiivne põhjus kaasa tööhõivet;
- tulevase töökoha suur kaugus elukohast (sinna sattumine on ebamugav);
- kuulutuses märgitud ülesannete vastuolulisus;
- läbipaistmatud maksetingimused;
- mittevastavus TC-le;
- ümberõpe, hingamispäev, perekondlikud olud.
Erialaste oskuste ja võimete loetelus on ära toodud need, kes panustavad saavutuste saavutamisse. See võib olla kõnedele vastamine, nende registreerimine juhi informeerimisega, ülemuse tööplaani koostamine, ülesannete täitmine, teenistuslehtede koostamine, mis tahes dokumentidega töötamine.
On väga hea mainida kogemusi juhtidele töötajatele korralduste väljastamisel ja nende täitmise jälgimisel, üksikute ülesannete täitmiseks töövõtjate leidmisel, juhi töökoha varustamiseks vajalike vahenditega kontoritarvete, seadmete näol, hõlbustades taotluste kiiret arvestamist. ja töötajate ettepanekud, toimikute ja dokumentide arhiivi pidamine, nende ohutuse tagamine, arhiivi üleandmine, juhile lähetuste korraldamine, lennu- ja raudteepiletite tellimine, hotellide broneerimine.
Erialane saavutus jätkamisel on selle oluline osa. Te ei tohiks seda kunagi tähelepanuta jätta, kui kirjutate ise elulookirjelduse ja lootes jätta tööandjale soodsa mulje. Töökogemusest toovad nad tõesti välja oma teenete, projektides osalemise, mis tahes ülesannete täitmise, täiendõppe. Kõiki saavutusi saab esile tõsta mis tahes tegevusvaldkonnas.
Ärge olge häbelik, kui teete natuke komplimente. See aitab jätkamise tööandjale huvitavaks muuta. Siis ei hoia kutse intervjuule teid ootama.
