Suurtes organisatsioonides saab enamik külastajaid vajaliku teabe tavaliselt sekretariaadist. Millise mulje suhtlemisest jätab juhiabi? Kas klient soovib uuesti helistada? Kas huvitatud isik saab oma küsimustele põhjalikud vastused? Sekretäri positiivsetes omadustes enesekindluse tagamiseks peate esimeseks kohtumiseks vastutustundlikult valmistuma ning asjatundlikult intervjuud korraldama ja läbi viima.
Juhised
Samm 1
Sekretär on ettevõtte nägu. Kõigepealt hinnake taotleja välimust. Lõppude lõpuks ütlevad nad mitte asjata, et neid tervitatakse riietega, vaid neid saadab mõistus. Sekretäri nägusus ja vastutulelikkus võib vajaliku lepingu sõlmimise või eelseisvate läbirääkimiste üle läbirääkimiste pidamisel palju ära teha. Kui teil on oma "pilt", proovige kuulata oma sisetunnet. Kui kiidate heaks inimese positsiooni, kes tekitab teile sisemisi vastuolusid, siis on temaga ilmselt keeruline koostööd teha, sest sekretär pole mitte ainult ettevõtte nägu, vaid ka juhi parem käsi. Kuid ärge kohe heaks kiitke kedagi, kes teile meeldib särava ja ilusa välimusega. Ilus pilt võib kiiresti igavaks muutuda ja paberid jäävad kokku panemata.
2. samm
Vestluse ajal kuulake hoolikalt: sekretär suhtleb klientidega, viib läbi telefonivestlusi ja koostab kirju. Tema kõne peaks olema pädev, lõpud järjepidevad ja toon heatahtlik. Pöörake erilist tähelepanu nn parasiitsõnade esinemisele kõnes. Kui taotleja monoloog on täis asjatut "nii see tähendab", "niiöelda", "uh", "hästi", siis tõenäoliselt ei saavutata nende väljendite puudumist ärikeskkonnas. Žargooni ja slängi kasutamist peetakse vastuvõetamatuks, kui te ise ei luba vestlusel osaleda mitteametlikul kursusel.
3. samm
Paluge sekretäril kirjutada diktaat. Nii et kontrollite korraga kolme olulist omadust: printimiskiirus, kirjaoskuse kirjutamine ja personaalarvuti oskus. Tehke tahtlikult stiilivigu ja jälgige taotleja reaktsiooni. Kui ta soovitab viisakalt fraasi koostamiseks sobivaimat viisi, märkige see endale plussiga.
4. samm
Uurige hoolikalt sekretäri jätkamist. Pöörake tähelepanu varasematele töökohtadele, küsige taotlejalt lahkumise põhjuseid. Viisakas ja kiire taibuga inimene ei räägi kunagi erapooletult endisest juhist, ei viska meeskonnale sodi ega räägi enda vigadest. Kõige vastuvõetavam vastus, mida kuulda on, on palgaootuste mittevastavus. Esitage elulookirjelduse tekstis ja vestluspartneri loos märksõnad: täpsus, korrastatus, stressiresistentsus, seltskondlikkus, viisakus. Pidage meeles, et sekretär on sageli ühenduslüli organisatsiooni erinevate osakondade vahel, nii juhi meeleolu kui ka mugavus, sõbralik õhkkond ja kord kogu kontoris võivad sõltuda tema professionaalsetest ja isiklikest omadustest.
