Kontori sekretär täidab ka lähetamisfunktsioone. Tema kaudu peetakse esmaseid kontakte ja ametlikku telefonisidet. Esimene mulje teie ettevõttest, mille teiega ühendust võtev inimene saab, sõltub sellest, kui asjatundlikult ja professionaalselt sekretär telefoni teel suhtleb. Seetõttu peab sekretär kõnedele vastamiseks teadma ärietiketti.
Juhised
Samm 1
Kontrollige alati oma emotsioone ja meeleolu. Ükskõik kui lõbus või kurb sa ka pole, pead telefoni haarama, olema diskreetne ja asjalik. Teie toon peaks olema ühtlane, rahulik ja heatahtlik. Kui teil on kiiret lähenemist ja teil pole hinge, siis enne tervituse ütlemist tehke paar sügavat hingetõmmet ja väljahingamist, et teie hingamine normaliseeruks.
2. samm
Kui teile helistatakse, alustage alati kõigepealt vestlust, ootamata, mida telefonitoru teine ots teile ütleb. See peaks olema tavapärane sissejuhatus ja tervitamine. Tervitage ja nimetage ettevõte, kellele teie vestluspartner helistas. Juhul, kui ta ennast ei tutvustanud, paluge vabandust, küsige kellega te räägite.
3. samm
Lisateave probleemide ja funktsioonide kohta, mida teie ettevõtte osakonnad täidavad ja mille lahendavad konkreetsed spetsialistid, et klientide ja klientide sissetulevad kõned õigesti edastada. Kõne edastamisel öelge selle spetsialisti nimi ja perekonnanimi, kellega oma telefonivestlejat ühendate. Töötajale, kelle poole kõne muutsite, öelge helistaja nimi ja küsimus, millele ta pöördus. Te ei peaks võtma konsultandi ülesandeid, isegi kui saate seda hästi teha, laske isikul lahendada tema probleemid spetsialistidega, kellel on selleks volitused.
4. samm
Selliste küsimuste korral saate anda taustteavet: teie ettevõtte täielik nimi, direktori, tema asetäitjate ja osakonnajuhatajate perekonnanimi, eesnimi ja isanimi, kontori aadress. Koostage ja leppige direktoriga kokku eraldi nimekiri isikutest, kelle jaoks ta on alati vaba.
5. samm
Pidage kindlasti kõnelogi. Pange kirja kõik, mida teil palutakse edastada, ärge toetuge mälule, et mitte midagi olulist unustada. Kogu teave tuleb edastada neile, kellele see oli mõeldud. Määrake ettevõtte nimi või helistaja perekonnanimi ja eesnimi, kirjutage üles telefoninumber, millele saate tagasi helistada, kõne kuupäev ja kellaaeg.
