Koosolekud on ärielu oluline osa. See on tööriist jälgimiseks, juhtimiseesmärkide seadmiseks ja tagasiside rakendamiseks. Koosolekul tehakse aruandeid ja antakse teavet praeguse olukorra kohta. Selle osalejatel on võimalus omavahel suhelda ja lõpuks langetada määratud ülesannete edukaks täitmiseks vajalikke otsuseid.
Juhised
Samm 1
Määratlege koosoleku eesmärk. Selle osalejad saavad kokku tulla, et näiteks läbi viia esialgne arvamuste vahetamine, kuulata aruannet olukorra kohta, koostada soovitusi mis tahes probleemide lahendamiseks või nõustuda nende küsimustega. Koosoleku teema peaks huvitama kõiki koosolekul osalejaid.
2. samm
Koostage koosoleku päevakord. Selles märkige loetelu küsimustest, mida tuleb selle käigus kuulda ja arutada. Arutada tuleks ainult neid küsimusi, mida töökorras lahendada ei saa. Saatke kõigile osalejatele koosoleku esialgne päevakord ning kuulake ära nende soovid ja kommentaarid koosoleku teema ja päevakorra kohta. Kohandage päevakorda, võttes arvesse väljendatud soove.
3. samm
Otsustage kohtumise koht, aeg ja viis. Määrake esinejad ja teabekeskused iga päevakorrapunkti jaoks. Paluge saatejuhtidel oma kokkuvõtted eelnevalt esitada. Määrake koosoleku ajakava, märkige iga küsimuse arutamiseks eraldatud aeg. Saada lõplik koosoleku päevakord ja päevakord igale osalejale.
4. samm
Vajadusel saatke osalejatele kokkutulekul esitatavate aruannete kokkuvõtted, vastuvõetavate otsuste eelnõud, infomärkmed ja analüütilised materjalid.
5. samm
Mõelge küsimusele, kuidas kõige paremini istungil osalejaid istutada, et vähendada konfliktiolukordade võimalust miinimumini. Psühholoogid on märganud, et sagedamini lähevad konfliktidesse ja vaidlustesse inimesed, kes istuvad üksteise vastas, harvem need, kes istuvad kõrvuti. Mõelge sellele tegurile.
6. samm
Tehke kindlaks juhataja, kes suudab koosolekut läbi viia nii, et kõik küsimused lahendataks optimaalselt ja võimalikult lühikese aja jooksul. Selleks peab ta esitama konstruktiivsed otsused igalt koosolekul osalejalt ja muutma arutelu asjalikuks.
7. samm
Tagage koosoleku programmi range täitmise järjekord ning see saab olema üsna edukas ja sellel vastuvõetud otsused tõhusad.
