Koostöö välispartneritega on Venemaa ettevõtete jaoks juba tavapäraseks saanud. Seetõttu on delegatsioonide vahetamine, mis on osa tööprotsessist, ka üsna tavaline nähtus. Kuid kui võõrustate ettevõttes esimest korda oma välis- või Venemaa partnereid, peaksite arvestama mitmete nüanssidega, et need ei segaks ärikontaktide loomist ega rikuks koosoleku muljet.
Juhised
Samm 1
Kutse kohtumiseks tuleks saata võimalikult varakult, isegi kui esialgne kokkulepe on saavutatud. See on märk sellest, et hindate oma partnerite aega kõrgelt ja austate nende hõivatust.
2. samm
Kui kinnitus on saadud, määrake saabuva delegatsiooni liikmete arv. Parem on, kui teile antakse külaliste nimekiri koos positsioonide ja juhendatud juhistega. Valige oma delegatsiooni koosseis vastavalt sellele loendile, arvuliselt peaks see olema ligikaudu sama kui külaliste delegatsioon. Arutage külalistega, mis keeles nad eelistavad suhelda, ja hoolitsege enda eest tõlgi eest, isegi kui külalised kavatsevad tulla oma tõlgi juurde.
3. samm
Siit saate teada oma külaliste vastutusala ja pädevuse kohta. Välispartnerid on ametliku käsuliini säilitamisel reeglina väga ranged, nii et teil peab olema selge ettekujutus sellest, milliseid küsimusi on sellel või teisel külalisel lubatud arutada.
4. samm
Valmistage ette ja leppige kokku nimekiri küsimustest, mida peate arutama. Koguge kõik vajalikud materjalid ja dokumendid. Otsustage, millised dokumendid läbirääkimiste tulemusena allkirjastatakse, ja arutage, millises režiimis neid läbi viiakse: kestus, pausid.
5. samm
Valige koosolekul osalevate inimeste arvu põhjal mugav tuba. Kõigil neist peaks olema koht, kus ta saaks mugavalt majutada, sest vaheaegade vahel peate istuma mitu tundi. Veenduge, et koosoleku ajal pakutakse teed, kohvi, küpsiseid ning laudadel on klaasid ja mineraalvesi. Kui kellelgi pole midagi selle vastu, ärge unustage tuhatoose panna.
6. samm
Küsige oma külalistelt nõusolekut koosoleku helisalvestamiseks, seda ei saa ilma loata teha. Istuge külalisi välisukse poole, see psühholoogiline nüanss võimaldab neil mitte tunda stressi. Paluge, et teid ei häiriks läbirääkimiste ajal välised telefonikõned. Valmistage külaliste jaoks ette päevikud ja pastakad.
7. samm
Ära sunni külalisi kohtumispaika jõudes sind otsima. Keegi peab neile vastu tulema hoone fuajees ja saatma nad ruumi, kus peetakse läbirääkimisi.
