Ettevõtte esmane raamatupidamisdokumentatsioon sisaldab teavet kõigi äritehingute, raha liikumise, töötasude arvutamise ja maksmise ning maksude maksmise kohta. Nende dokumentide põhjal peetakse arvestust, seetõttu moonutab isegi ühe dokumendi kaotamine finantsaruandeid ja on õigusrikkumine. Vastavalt Art. Raamatupidamise seaduse artikli 17 kohaselt peavad ettevõtted iseseisvalt tagama raamatupidamisdokumentide ohutuse.
Juhised
Samm 1
Seadus määratleb esmaste raamatupidamisdokumentide säilitamise perioodiks 5 aastat, samas kui Vene Föderatsiooni maksuseadustik piirab säilitamisaega 4 aastani. Haldusõiguserikkumiste seadustikus (artikkel 15.11) sätestatud karistuste vältimiseks peaksite siiski järgima seaduses ette nähtud pikemaid tähtaegu. Lisaks on olemas nimekiri, mis on heaks kiidetud Rosarkhivi 6. oktoobri 2000. aasta korraldusega. Selle kohaselt tuleks ladustamisaeg määrata vastavalt iga konkreetse dokumendi tüübile.
2. samm
Määrake tellimuse alusel esmase raamatupidamisdokumentatsiooni säilitustähtajad, võttes arvesse seaduse sätteid ja loendiga kehtestatud eeskirju. Tellimuses määrake, mis hetkest alates tuleks ladustamisperioodi arvutada. Üldiselt on dokumentide säilitamisaja algus selle aasta 1. jaanuar, mis järgneb aastale, mil dokument viidi lõpule kontoritööga. Ostu- ja müügiraamatu jaoks määrake ladustamisaja algus viimase kande kuupäevast (eeskirja punktid 15 ja 27, mis on kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse 2. detsembri 2000. aasta määrusega nr. 914).
3. samm
Eraldage raamatupidamisdokumentide jaoks eraldi ruum, mis peab olema varustatud tulekindlate kappide ja spetsiaalsete seifidega. Seifid on ette nähtud rangete aruandlusvormide säilitamiseks, lisaks saavad nad hoida neid pabereid ja dokumente, millel on silt "Ärisaladus". Määrake tellimisega kindlaks seifidele, pearaamatupidaja volitatud vastutavatele isikutele juurdepääsu kord, samuti esmase dokumentatsiooni väljastamise kord hoidlast.
4. samm
Juhul kui ettevõte on piisavalt suur ja seal on palju dokumente, korraldage spetsiaalne arhiiv. Seda tuleks kasutada alaliseks (igaveseks) ja pikaajaliseks (üle 10 aasta) ladustamiseks mõeldud paberite ülekandmiseks. Hoidke kõiki muid raamatupidamisdokumente kuni 10-aastase säilitamisajaga spetsiaalses ruumis, kuni need hävitatakse.
