Mis tahes koosoleku otsus on õiguslikult siduv ainult siis, kui see on protokollis vormistatud. Vanemate koosolekute, majaomanike või aktsionäride koosolekute protokollid on muidugi sisult erinevad, kuid nõuded vormile on alati ligikaudu ühesugused.
Kirjutage mustandile
Koosoleku ajal ei ole alati mugav arvutisse kirjutada, nii et protokoll saab kõigepealt mustandisse kirjutada. Osa teavet saab sisestada enne koosoleku algust. Ülal kirjutage sõna "protokoll", veidi alla - koosoleku nimi ja kuupäev. Veel madalamale vasakule kirjutage sõna "Osalenud". Kui eeldatavasti langetatakse otsus nimekirja kvalifitseeritud või lihtsa häälteenamusega, märkige, kui palju inimesi oleks pidanud kohal olema. See on oluline näiteks koduomanike koosoleku puhul, kes peavad otsustama, kuidas maja majandada, kasseerida raha kapitaalremondiks jne. Kirjuta oma päevakord allpool. Kui kavatsete arutada teemasid, millest te veel ei tea, lisage kirje "Muud". Mõnel juhul tuleks tähtaeg täpsustada.
Pärast koosoleku algust
Pange kirja, kui palju inimesi on kohal ja kui palju neid peaks olema. Kirjutage päevakorda sõna „Kuulatud” ja pange koolon. Kirjutage punkt-punktilt küsimused, esinejate nimed ja sõnavõttude kokkuvõte. Kõnelejatel võidakse paluda oma sõnavõtud ette esitada. Protokolli märkige igale saatejuhile esitatud küsimused ja vastused. Mis puutub lahendustesse, siis need saab sisestada iga küsimuse järel või ühe plokina protokolli lõpus. Märkige kindlasti, kui palju inimesi hääletas "poolt", "vastu", mitu jäi erapooletuks. Kirjutage otsuste alla esimehe ja sekretäri nimed ning määrake kuupäev. Mõnel juhul on vaja märkida kõigi presiidiumi liikmete nimed.
Sisestage arvutis tekst
Arvutis kirjutades redigeerib sekretär teksti tavaliselt. Proovige seda muuta nii, et see ei rikuks selle tähendust. See kehtib eriti otsuste kohta. Protokollide registreerimiseks puudub ühtne vorm, kuid tavaliselt kehtivad järgmised reeglid:
- tekst trükitakse 14-punktilises suuruses ühe või pooleteise intervalliga;
- põhiteksti joondamine - mõlemalt poolt;
- pealkirja joondamine - tsentreeritud, osalejate arv - paremal;
- lõiked algavad punase joonega.
Sisestage tekst, ärge unustage jätta ruumi esimehe ja sekretäri allkirjadele, samuti pange allkirjade ärakirjad. Pange kuupäev allserva. Trükkige protokoll ja laske esimehel ja sekretäril sellele alla kirjutada. On juhtumeid, kui koosolek toimub tagaselja. Sel juhul sõnavõttude tekste ei kirjutata. Ülejäänud protokoll koostatakse samamoodi.
