Koosoleku lõpus tuleks koostada protokoll, et fikseerida koosoleku päevakord, tehtud otsused, nende elluviimise tingimused jne. Oluline on protokoll koostada kohe pärast koosolekut ja ärge lükake "hiljem edasi". Hea, kui professionaalne sekretär suudab protokolli pidada. Kui see siiski nii ei ole, saavad seda teha ka teised isikud, kes teavad koosoleku protokolli pidamise teatud reegleid.
Juhised
Samm 1
Koosoleku protokollija peab olema teadlik kõigi varasemate koosolekute otsustest, et mõista tehtud otsuste loogikat. Kui te koosolekul protokollite, tehke mitme eelmise koosoleku protokolli koopiad. Koosolekul dokumenteerige kohe päevakorrapunktid.
2. samm
Pange iga päevakorrapunkti juurde kirja kõik koosoleku ajal avaldatud mõtted. Seda saab teha lühidalt, sest protokoll vormistatakse mitte koosoleku ajal, vaid pärast seda. Nende märkmete mõte on see, et nendega ei jää te ühestki olulisest mõttest ilma. Pange kirja ka nende sõnad, kes sõna võtavad, et meenutada, kes mida ja mis teemal ütles. Kirjutage ainult avaldustest fakte, mitte isiklikke arvamusi ega oletusi.
3. samm
Juba protokolli täitmine peaks toimuma vahetult pärast koosolekut, et olulisi punkte ei unustataks või dokumendid kaotsi ei läheks. Protokoll peaks sisaldama koosoleku lühikirjeldust ärilises stiilis. Selleks kasutage kaudset kõnet, kirjutage kõik minevikus: "II Ivanov märkis, et …".
4. samm
Protokolli sisu peaks koosnema:
1. "mütsid", mis tähistavad koosoleku eesmärki ja kuupäeva, mõnikord ka koosoleku algusaega;
2. kohalolijate ja kohalolijate nimekirjad;
3. vastuvõetud otsuste kokkuvõte - näidates ära nende otsuste algatajad.
