Personalitellimuste koostamisel on vaja pöörata suurt tähelepanu nende õiguslikule tähendusele. Õiguslikult siduvad peavad need sisaldama mitmeid vajalikke üksikasju, sealhulgas registreerimisindeksit või teisisõnu dokumendi numbrit. Tellimuste registreerimise reeglid määrab asutuse kohalik dokument, kuid on olemas ka üldreeglid.
Juhised
Samm 1
Töötajate tellimuse järjekorranumber on ka selle registreerimisnumber (indeks). Kõigi personali tellimuste (tellimuste) numeratsiooni tuleks hoida ametiaasta jooksul eraldi iga haldusdokumentide rühma kohta spetsiaalsetes registreerimisvormides.
Äri-aasta langeb tavaliselt kokku kalendriaastaga (1. jaanuar - 31. detsember). Kuid on ka erandeid, näiteks kultuuri-, haridusasutused jms, kus kontoriaasta algab 1. septembril.
2. samm
Alustuseks eristage kõik tellimused eraldi rühmadesse. Jagage paberid nende säilivusaja järgi pikaajalise ja lühiajalise säilitamise dokumentideks.
Suurtes ja suure hulga töötajatega organisatsioonides valige mugavuse huvides sama hoiuperioodiga tellimuste massiivist mitu homogeense teema rühma.
Näiteks pikaajaliseks säilitamiseks mõeldud dokumendid võib jagada rühmadesse: vastuvõtukorraldused, vallandamiskorraldused, ülekandekorraldused. Lühiajalise säilitamise paberid saab eristada seeriateks: puhkuste tellimused, lähetuste tellimused.
Organisatsioonides, kus on väga palju töötajaid, on mõnikord vaja välja töötada iga personali kategooria tellimuste tähtnimetused.
3. samm
Seejärel registreerige kõik need tellimuste rühmad erivormides personali kohta. Registreerimisvormina saate kasutada päevikut, registreerimis- ja kontrollkaarte või elektroonilist dokumendihaldussüsteemi. Igal neist vormidest on eeliseid ja puudusi.
Registreerimis- ja kontrollkaardid ning elektroonilised arhiivikapid, mis tavaliselt üksteist dubleerivad, on korraldamiseks ja otsimiseks mugavam. Logid tagavad suurema infoturbe.
Registreerimisvormidel ei ole ranget standardit, kuid need sisaldavad tavaliselt järgmist teavet:
- kuupäev;
- tellimuse seerianumber;
- kes allkirjastas (ametikoht, perekonnanimi);
- tellimuse kokkuvõte;
- alus;
- esineja.
4. samm
Nüüd, et järjestusi kaadrite kaupa nummerdada, peate lihtsalt uurima vastavasse päevikusse ja määrama dokumendile järgmise registri.
