Ülemusele memo kirjutamiseks peate esmalt leidma memole kaaluka põhjuse, mille tõesust saab vajadusel dokumentide, kolmandate isikute tunnistuste, audio- või videokandjatele salvestiste abil hõlpsasti tõestada. Järgmisena peaksite selgitama, kellele aruanne adresseeritakse, valima konkreetse ametniku, kes on volitatud konfliktiolukordade lahendamiseks ja meeskonnas toimuvate rikkumiste jälgimiseks. Samal ajal on soovitatav veenduda, et see ametnik ei tunneks mingil isiklikul põhjusel ülemust, kelle jaoks raportit koostatakse. Sel juhul tuleks valida mõni teine ametnik, vastasel juhul on raporti mõju vastupidine loodetule. Memo esitamise oluline nüanss on otsus selle anonüümsuse või avatud autorluse kohta. Viimane samm on edastada memo adressaadile ja veenduda, et see on läbi loetud.
Vajalik
Aruanne paberkandjal või digitaalselt, ametlikult, tõendid aruandes sätestatud tasude kohta
Juhised
Samm 1
Anonüümne aruanne pealikule, ilma et oleks tõendatud tema süü, jäetakse kõrgemate ametnike poolt sageli järelevalveta, seetõttu on protokolli korrektseks esitamiseks vaja mitte ainult täpset teavet toimunud rikkumise kohta, vaid ka ette valmistada. tõendid. Tõendina kasutage mis tahes dokumente, nii paberkandjal kui elektrooniliselt, fotosid, video- ja helisalvestisi. Ärge kasutage kolleegide ütlusi peamise tõendina, kuna ülemuse survel võivad inimesed keelduda tema vastu ütlustest.
2. samm
Analüüsige personali tabelit, et teha kindlaks, kellele kõrgematest juhtidest on selle ülemuse aruanne kõige huvitavam. Suurtes organisatsioonides ei pruugi see olla juhtkond, vaid näiteks aktsionäride nõukogu või kontrolliv organisatsioon. Mõnel juhul on memo edukuse tagamiseks parem valida mitu adressaati: osakonna juhataja, ettevõtte turvateenistus, personali osakond ja aktsionäride nõukogu.
3. samm
Kontrollige, kas ülemusel ja aruande adressaadil on lähedased, sõbralikud või intiimsuhted, vastasel juhul on oht kaotada mitte ülemus, vaid töökoht.
4. samm
Mõelge ja analüüsige, kas on kasulik oma aruannet esitada anonüümselt või avalikult. Anonüümsus annab ühe üsna vastuolulise eelise: see kaitseb ülemuse võimaliku kättemaksu eest. Kuid ärge unustage, et memo autori leidmine pole nii keeruline. Anonüümsuse korral ei pruugi märgukiri lihtsalt adressaadini jõuda. Näiteks viskab sekretär selle lihtsalt minema või kustutab selle rämpspostina.
5. samm
Kui märgukiri esitatakse avalikult, annab see garantii, et see jõuab kindlasti adressaadini. Paberkandjal memo esitamisel paluge ametnikul või tema sekretäril koopiale alla kirjutada, et dokument on kätte saadud. E-kirjana memo esitamisel tõstke kindlasti kirja tähtsus, taotlege lugemiskviitungit ja kirjutage kirja teemareale, et sõnum sisaldab teavet, mis on kirje toimimiseks väga oluline ettevõte.
