Meediaga suhtlemise üksust ei kaasata alati organisatsiooni organisatsioonilises struktuuris. Valmisolek meediumiruumis töötada tuleneb organisatsiooni arengust. Sellistel juhtudel peab palgatud pressisekretär korraldama pressiteenistuse nullist ja kehtestama selle süstemaatilise töö.
Kui organisatsioon pole kunagi varem meedia valdkonnas töötanud, peab värskelt tööle võetud pressiteenistuse kuraator läbima tõsise väljaõppe järgmistes valdkondades:
- võtmekõlarite valik;
- töö loomine struktuuriüksustega meedias avaldamiseks sobiva teabe edastamiseks;
- pressiteenistuse tehniline varustus ja esimene meediakava
Juhtimisest meediani
Kõigi määratud punktide täielikuks rakendamiseks võib kuluda märkimisväärne aeg. Kui aga räägime prioriteetidest, siis peaks peamine olema organisatsiooni võtmekõnelejate otsimine. Meedia ligimeelitamiseks ja selleks, et nad näeksid organisatsioonis mitte ainult reklaamijat, vaid ka informaatorit, on vaja teha koostööd organisatsiooni juhtidega. Nende hulgas - peadirektor, asetäitjate kantselei, osakondade juhatajad ja piirkondade osakonnad. Need inimesed peaksid selgelt mõistma meediaga suhtlemise vajadust, mõistma iga kommentaari ja süstemaatilise töö tähtsust selles valdkonnas üldiselt.
Sageli tunneb kõneleja ajakirjanikega suheldes isegi kõige rohkem huvi meediategevuse vastu ebamugavust ja piinlikkust. Nende tõkete eemaldamine on pressiteenistuse kuraatori ülesanne. Seda saab teha, näidates ajakirjanduse toimikut koos näidetega juba tuntud meediategelaste parimatest avalikest esinemistest.
Sisemised informandid
Lisaks juhtkonnale tuleks ettevõtte osakondade ja eesmärkide kohta teavitada kõiki osakondade ja osakondade juhte. Parem on seda teha järgmisel koosolekul, mille käigus juhtkond peaks seadma ülesande anda pressiteenistusele täielikku teavet. Kõik meeskonnaliikmed peaksid mõistma, et see vastutus pole pressisekretäri kapriis, vaid juhtkonna uus strateegiline ülesanne.
Osakondadega produktiivse suhtluse loomiseks on vaja teabe esitamist ootamata proovida süüvida nende töösse seestpoolt. Selles aitavad osakondade kvartaliaruanded, suhtlus juhtkonna ja otse täitjatega. Kõigiga sõbraks olemine ja uuele teabele avatud olemine on üks pressiteenistuse tõhusa töö võtmeid.
Ettevõtte teatud segmentidega töötamise ajal võib olla keeruline pidevalt teavet pakkuda. Sageli on see tingitud osakonna spetsialistide töölevõtmisest otsetöös. On ebaproduktiivne varjata pahameelt, et kolleegid peavad ettevõtte teavitamisülesandeid põhikohustuste alla. Seetõttu tasub tõstatada teatavate sagedustega teabe esitamise sise-eeskirjade loomise küsimus. Ja et ettevõttesisesed suhted seda ei kannataks, peaks pressisekretär pöörduma otse osakonna juhtkonna poole palvega anda otsene juurdepääs teabele selle töötlemiseks, et mitte koormata osakonna töötajaid tööga. Tavaliselt tervitavad juhid neid algatusi.
Esimene samm avalikkuse ette
Pärast sisemise ettevalmistuse lõppu algab avalikule tasandile jõudmise etapp. Selleks on vaja uurida massimeediat, mis võib potentsiaalselt muutuda ettevõtte kohta teabe avaldamise meediaplatvormideks. Sõltuvalt strateegilistest eesmärkidest ei tohiks pressisekretär piirduda eriväljaannetega. Potentsiaalsete infopartnerite hulka võib julgelt lisada kohaliku, piirkondliku ja föderaalse taseme uudisteagentuure, televisiooni, raadio jne.
Ärge alahinnake platvorme, mis, kuigi neil pole meedia staatust, edestavad oma teabekolleegide tõhusust sageli. Need on blogijad, rühmad ja kogukonnad sotsiaalsetes võrgustikes, infosaitidel jne.
Ei ole üleliigne mõelda ettevõtte tegevusele sotsiaalvõrgustikes ilma vahendajateta. Keegi ei saa selle ülesandega paremini hakkama kui pressikeskus, kes tunneb ettevõtte tööd nii seest kui väljast.
Paralleelselt ettevalmistustööga peab pressisekretär koostama tööks vajalike tehniliste vahendite loetelu. Lisaks tavapärasele kontoritarvete komplektile on see kaamera, diktofon, kõvakettad materjalide hoidmiseks.
Esimene meediakava - ettevõtte lähituleviku väljaandmise strateegia - tuleks koostada eeldusega, et meedia on ettevaatlik seni tundmatust allikast pärineva teabe suhtes. See võib seletada esialgu suurt hulka väljaandeid kommertsalustel. Lõppdetailid tuleb kokku leppida kõrgema juhtkonnaga.
