Tööaja planeerimine ja korraldamine on tõhusa töö oluline komponent igal ametikohal. Juhikoha puhul suureneb eelplaneerimise tähtsus veelgi, seetõttu on vaja sellele küsimusele väga hoolikalt läheneda.
Juhised
Samm 1
Juht saab ise oma aega planeerida või delegeerida selle funktsiooni täielikult või osaliselt sekretär-assistendile. Igal juhul ei saa ilma sekretäriga suhtlemata hakkama, sest just tema valmistab ette ja korraldab koosolekuid, koosolekute materjale ja saabuvaid kõnesid. Veelgi enam, sekretär hoiab tavaliselt peas kõiki talle teadaolevaid juhi plaane ja püüab neid tööaja järgi jaotada, seetõttu on väga oluline sekretärile oma plaanide muudatustest viivitamatult teatada.
2. samm
Kuid te ei tohiks loota ainult sekretärile, on oluline õppida, kuidas jaotada oma aega nii, et oleks aega teha kõike kavandatud. Hea viis selleks on analüüsida iga möödunud tundi ja saada teada, mida täpselt tehti ja kui kaua see aega võttis. Samuti on vaja juhtina esile tuua peamised globaalsed ülesanded ja pühendada suurem osa oma tööajast nende lahendamisele. Igal juhul tuleks esmajärjekorras lahendada kõige olulisemad ülesanded, kuna on teada, et 80% praegustest ülesannetest lahendatakse esimese 20% tööpäeva jooksul ja ülejäänud aeg kulub ainult 20% -le töö.
3. samm
Ärge laske juhuslikel sündmustel oma ajakava ületada. Parem on neile plaanides veidi aega ette näha, see võimaldab teil suurema tõenäosusega aega peamiste ülesannete täitmiseks. Koosolekute, ürituste, koosolekute, konverentside kavandamisel lähtuge reaalajas, mida need vajavad, võttes arvesse ettevalmistust, materjalidega tutvumist, spontaanseid arutelusid ja küsimusi. Proovige selliseid sündmusi õigeaegselt levitada, nii et järgmise kohtumise algus ei jääks eelmise lõppu, sest sel juhul olete sageli sunnitud kas hiljaks jääma või finaali krimpsutama.
4. samm
Sekretäri ülesannete hulka kuulub sageli päeva ja nädala esialgne planeerimine, võttes arvesse vastuvõetud kõnesid, pakkumisi, kutseid. Tööpäeva lõpus on soovitatav arutada sekretäriga tema ideed teie ajakava kohta, tehes seda muudatusi. Veelgi parem on seda teha pärastlõunal, et sekretäril oleks võimalus muudatusi teha, helistada ettepanekuga selle või teise sündmuse edasilükkamiseks. Pidevast suhtlemisest sekretäriga peaks saama harjumus, sest tema ajakava sõltub otseselt teie omast ja paljud sündmused nõuavad tema poolelt eelnevat ettevalmistust.
5. samm
Analüüsige möödunud tööpäevi oma aja tõhusaks jaotamiseks. Võib-olla näete lahendusi, mis võimaldavad teil teha rohkem, näiteks korraldada mitu koosolekut samas piirkonnas või ühendada mõned üritused. Tehke oma päevikusse märkmeid möödunud ja kavandatud sündmuste kohta.
