Organisatsiooni sisenevad dokumendid kuuluvad raamatupidamisele. Tavaliselt on sissetulevate kirjade registreerimine büroo ülesanne, kuid väikestes meeskondades määratakse see vastutus sageli sekretärile. Kirjavahetuse töötlemise meetodit kirjeldatakse reeglina üksikasjalikult kontoritöö sisejuhistes. Kui see puudub, peate uute dokumentide töötlemisel järgima teatud toimingute järjekorda.
Vajalik
- - sissetuleva kirjavahetuse registreerimise päevik;
- - tempel "Sissetulev kiri".
Juhised
Samm 1
Nõustuge ja sorteerige sissetulev kirjavahetus. Kõik tähed tuleb avada, välja arvatud need, millel on erimärk, näiteks "Isiklikult juhile" või "Konfidentsiaalne" jne. Ärge kiirustage ümbrikku ära viskama, kontrollige kõigepealt, kas tekstis on märgitud tagastusaadress. Registreerimine ei nõua raamatupidamisdokumente (arveid, arveid), õnnitlusi, reklaamimaterjale.
2. samm
Sisestage saabunud kirjade teave sissetuleva kirjavahetuse logisse. See võib olla elektrooniline või traditsiooniline (paber). Elektrooniliste vormide täitmisel järgige programmi arendajate soovitusi. Arvutisüsteemid hõlbustavad kantseleitööd, aitavad kiiresti leida vajalikku teavet. Kuid neis on oluline unifitseerimine, teabe sisestamise reeglite range järgimine, vastasel juhul võib dokument andmebaasi kaduma minna.
3. samm
Osta trükikojas traditsiooniline sõidupäevik või korraldage see ise A4-märkmikusse. Selle peamine nõue on otsingu lihtsus, täitmise selgus ja täpsus. Ajakirja on mugav pidada järgmiste veergudega tabeli kujul: 1. Registreerimiskuupäev. Kaaluge saabuvate kirjade kättesaamise päeval ja esitage need õhtul juhile kaalumiseks, välja arvatud juhul, kui organisatsioon on kehtestanud teistsuguse korra; Registreerimisnumber. See dokumendi atribuut koosneb toimiku "Sissetulevad dokumendid" numbrist (vastavalt organisatsiooni asjade kinnitatud nomenklatuurile) ja saabunud kirja järjekorranumbrist (alates kalendriaasta algusest). Näiteks "nr 01-12-273", kus 01-12 on juhtumi nomenklatuurinumber, 273 on tähe kordumatu number. Kogu saadud kirjavahetus registreeritakse üks kord, olenemata hiljem saadud eksemplaride arvust, sealhulgas elektroonilised; 3. Kirja autor (organisatsioon, üksikisik), näiteks "Vstrecha LLC" või "Piirkondlik haldus, asejuht V. S. Sidorov" jne. 4. Dokumendi teema. Selle veeru saate täita kirja pealkirjaga saadud teabega või sõnastada lühidalt põhiidee pärast selle lugemist. Kirjutage nii, et hiljem saaksite hõlpsasti meelde jätta, milline dokument on kõne all, ja seda kolleegidele selgitada. Näiteks "Transporditeenuste lepingu sõlmimise kohta" või "Tulumaksu käsitleva teabe esitamise kohta enne 12.12.2011" jne; 5. Täitja. Pärast halduri viisa saamist täitke kast. Sisestage vastuse ettevalmistava isiku nimi. Märkige tähtaeg siia. Märkige kiiruskirjale vastamise kuupäev või tõmmake see alla. Märkused. Siin saate teha märkmeid juhi tellimuse täitmise kohta või märkida kirja oluliste manuste olemasolu või märkida töötajate tööl olevate koopiate arv.
4. samm
Täitke tabel oma äranägemise järgi. Näiteks kartes dokumentide ohutuse pärast, valige kirja saamisel kast töövõtja allkirja jaoks. Kuid ärge koormake ajakirja ja iseennast liiga sisuliste kannetega. Dokument sisaldab kogu vajalikku teavet, registreerimisvormid aitavad sellel ainult tööetappi jälgida.
5. samm
Pange kõikidele tähtedele spetsiaalne tempel, mis näitab kirjavahetuse tüüpi - "Sissetulev". Väljaprint peaks asuma dokumendi esimese lehe paremas alanurgas. Veenduge, et trükk ei kattuks tekstiga. Sisestage seerianumber ja kättesaamise kuupäev trükireale käsitsi.
