Erinevad asutused on välja töötanud oma nõuded teksti kujundusele, kuid on olemas kõigile ühised põhireeglid. Neid kasutatakse haridusasutustes diplomi ja muude tööde kirjutamisel, samuti ametlike dokumentide vormistamisel.
Ametlikes dokumentides on parem kasutada standardset fondi tüüpi ja suurust (Times New Roman või Arial, suurus - 14).
Ruumid tunduvad ebaolulised, kuid kui need on õigetes kohtades, näeb tekst kenam välja ja tähendus on selgem. Ärge kasutage tühikuid enne punktide, komade ja muude kirjavahemärkide ees. Kuid kindlasti paigutatakse nad neile järele.
Kasutage tühikut numbri eraldamiseks mis tahes mõõtühikust, olgu see siis tonni, sentimeetri, protsendi märk (%) või kraadimärk.
Kriips ja sidekriips on tihti segamini. Niisiis, sidekriips (lühike märk, miinus) pannakse kahe numbri (näiteks 2-3) vahele, samuti sõnaosade eraldamisel (mis tahes tõttu). Tühikuid märgi ja sidekriipsu vahel ei kasutata kunagi.
Kriips (pikk) asetatakse lausesse sõnade vahele, näiteks sõna "see" ette või asemele. Kriips on sõnadest eraldatud tühikutega.
On levinud sõnalühendeid nagu cm, km, kg jne. Punkte nende järel pole muidugi vaja panna, kui see pole lause lõpp.
Kõikide dokumentide vasakus servas olevad veerised peaksid olema suuremad kui ülejäänud, sest vasakul on dokumendid kausta.
Punase joone taanet ja sidekriipsu pole alati vaja, kuid koos nendega näeb tekst ilusam ja korralikum välja, selles on lihtsam navigeerida.
Parem on määrata pealkirjad rasvases või suurtähes, see muudab ka dokumendi atraktiivseks.
