Kõiki organisatsiooni dokumente tuleb hoida arhiivis. Näiteks ütleb maksuseadustik, et esmased dokumendid, maksude tasumist kinnitavad dokumendid ja teised peavad olema kaitstud neli aastat. Kuid on ka selliseid dokumente, mida saab pärast aastat hävitada, näiteks puhkusegraafikud. Kõrvaldamine peaks toimuma pärast akti väljaandmist.
Juhised
Samm 1
Esiteks tuleb märkida, et dokumente, mis on "oma eesmärgi täitnud", saab aktile lisada ainult siis, kui ajavahemik möödus enne selle aasta 1. jaanuari, mil selline dokument koostati, see tähendab, et 2010. aasta dokumendid tuleks lisada tegu alles 2016. aastal.
2. samm
Enne akti koostamist ja dokumentide hävitamist koostage inventuurid, mille peab heaks kiitma organisatsiooni juht, ja koostama protokoll.
3. samm
Soovitav on koostada akt tabeli kujul. Paremas ülanurgas määrake organisatsiooni üksikasjad. Seejärel kirjutage allpool suurte tähtedega: "Kinnitan", tavalisel real märkige allpool olev ametikoht (juhataja, peadirektor jne), seejärel perekonnanimi ja initsiaalid. Täpsustage akti allakirjutamise kuupäev isegi allpool.
4. samm
Pärast seda märkige eesmärk, näiteks esile tuua aegunud dokumendid hävitamiseks. Järgmisena loetlege põhjused, näiteks "tüüpiliste organisatsiooniliste dokumentide loendi põhjal …"
5. samm
Allpool on tabelilõik, mis koosneb kaheksast veerust. Esimene on seerianumber. Teine on dokumendi nimi, näiteks puhkusegraafikud või kirjavahetus töötajatega töötamise kohta. Kolmas on lõppkuupäevad, st need kuupäevad, mis on dokumendis viimati märgitud, näiteks puhkuste ajakava lõpeb 2010. aastal, seega peate kirjutama "2010". Kuud ei pea siin täpsustama.
6. samm
Järgmisena tuleb veerg koos inventuuri numbritega, kui neid pole, siis võite kriipsud maha panna. Seejärel pange üles juhtumi indeks vastavalt nomenklatuurile, näiteks graafik 05-20, kus 05 on osakonna register, ja kaks teist numbrit on juhtumi järjekorranumber.
7. samm
Seejärel märkige mäluühikute arv, näiteks graafik võib olla ühes eksemplaris, kuid kirjavahetus raamidega toimub mitmuses. Seejärel täitke lahter teatmiku järgi ladustamisperioodidega. Vajadusel täitke vajadusel veerg „märkus“.
8. samm
Pärast tabeliosa kirjutage, et inventuurid on saadaval ja kinnitatud peaprotokolliga, märkides selle koostamise numbri ja kuupäeva.
9. samm
Järgmisena võtke kokku kogusumma, mis on väljendatud hävitamiseks valmis dokumentide arvuna, näiteks ajavahemikul 2006–2010 hävitati 234 eset.
10. samm
Seejärel kontrollib juht uuesti kõiki andmeid ja allkirjastab dokumendi.
