Teeninduskiri on levinud viis kolmandate isikute teavitamiseks posti teel. Seda kasutatakse siis, kui on vaja saada kirjalik kinnitus olulise teabe edastamise kohta partnerile või kui muud tüüpi suhtlust pole võimalik kasutada. Sellel dokumendil on palju sorte, kuid on olemas üldreeglid, mida tuleb sellise kirja koostamisel arvesse võtta.
Vajalik
Kirjaplank
Juhised
Samm 1
Alustamiseks hankige oma organisatsiooni kirjaplank spetsiaalselt nende tähtede jaoks. Selle peamine erinevus tavalisest kirjaplangist on postiandmete olemasolu koos pangaandmetega. Kui teie ettevõttes see nii pole, koostage oma versioon. Pange logo siia ja märkige suhtlemiseks organisatsiooni nimi, pangaandmed, postiaadress, telefonid, faks ja e-post.
2. samm
Paremas ülanurgas märkige kirja adressaat (ettevõtte nimi, postiaadress, ametikoht, pea täielik nimi). Kui kiri on adresseeritud mitmele organisatsioonile, paigutatakse nende aadressid üksteise järel, kuid mitte rohkem kui neli järjest ja juhte täpsustamata. Nüüd minge otse kirja teksti juurde, kuna see dokument ei kirjuta selle nime (erinevalt aktidest, memodest jne). Selle asemel saate lühidalt märkida kirja teema, pöördumise olemuse - "hilinenud maksmise kohta", "tingimuste muutmise kohta" jne.
3. samm
Kirja tekst peaks olema ärilises stiilis. Öelge olemus võimalikult lühidalt ja täpselt, et vältida segadust olulise teabe edastamisel. Üks kiri peaks käsitlema ühte küsimust. Ärge proovige kõiki teie ja teie partneri vahelisi probleeme ühes kirjas lahendada. Mõlemat tuleks käsitleda eraldi, kuna esinejaid võib olla erinevaid ja lisaks võib see olla oluline vaidluste korral, mis nõuavad kohtus otsust. Seetõttu on parem mitte kuvada kirja mahtu üle ühe lehe.
4. samm
Lõpuks loetlege kõik lisadokumendid jaotises Lisad. Jäta koht juhi allkirja jaoks ja dešifreerige tema allkiri sulgudes (perekonnanimi, initsiaalid). Suhtlemiseks märkige kindlasti esineja täisnimi ja kontori telefoninumber. Allkirjastage originaaldokument oma juhendajaga ja registreerige kiri väljamineva dokumendina oma organisatsiooni sekretäri juures.
