Dokumentide registreerimine on protsess, mis väljendub konkreetse dokumendi volituste kinnitamises, kui see saadetakse, võetakse vastu, luuakse. Praegu kasutatakse ajakirjade, kaartide ja dokumentide registreerimise automatiseeritud vorme.
Dokumentide sisemine registreerimine on iga riigi või kohaliku omavalitsuse asutuse, asutuse, kaubandusorganisatsiooni või üksikettevõtja lahutamatu osa. Praktikas taandub see protsess dokumendi põhiteabe parandamisele spetsiaalses vormingus, mida kasutatakse sisemiseks registreerimiseks.
Sellisel juhul ei kuulu sisemise registreerimise alla mitte ainult sissetulevad ja väljaminevad dokumendid, vaid ka organisatsioonis endas loodud paberid (näiteks lepingud vastaspooltega). Vastutus dokumentide registreerimise eest määratakse sageli sekretärile või ametnikule, suurtes organisatsioonides luuakse selle protsessi optimeerimiseks terved osakonnad.
Millised on dokumentide sisemise registreerimise vormid?
Kõige tavalisem dokumentide sisemise registreerimise vorm on endiselt ajakirjade registreerimine. Sel juhul sisestatakse teave dokumentide kohta spetsiaalsesse ajakirja, mis on jagatud mitmesse veergu. Sisestage kindlasti dokumendi kättesaamise, saatmise või loomise kuupäev, registreerimisnumber, nimi ja selle lühikirjeldus.
Alternatiivne vorm on dokumentide kaardi registreerimine, kus teave iga dokumendi kohta sisestatakse eraldi kaardile, mille täitmise reeglid on eelnevalt kinnitatud. Lõpuks peetakse kõige progressiivsemaks vormiks dokumentide automatiseeritud registreerimist, mis vähendab paberimajandust.
Mis on organisatsiooni jaoks kõige mugavam vorm?
Dokumendi sisemise registreerimise ajakirja vormi saab tõhusalt kasutada väikestes organisatsioonides, kus vastavate protseduuride rakendamise eest vastutab üks spetsialist. Selle vormi puuduseks on see, et mitmel töötajal ei ole võimalik dokumentide registreerimisega üheaegselt tegeleda, seega ei sobi see suurtele ettevõtetele. Lisaks tekib mitmete dokumentide registreerimise ajakirjade olemasolul (näiteks erinevates osakondades) segadust nende registreerimisandmetega.
Nendest puudustest saab üle sisemise registreerimiskaardi vormi abil, mis võimaldab teil kiiresti ja tõhusalt salvestada teavet mis tahes arvu dokumentide kohta. Kui ettevõtte eesmärk on minimeerida paberimajandust, on soovitatav kasutada automatiseeritud sisemist registreerimisvormi, mis nõuab spetsiaalset tarkvara.
