Need dokumendid, mis pärinevad teatud üksustelt ja millel on kõik vajalikud üksikasjad, on ametlikud. Samal ajal on õigusteoorias ametliku dokumendi määratlemisel mitu lähenemist.
Ametliku dokumendi tunnuste kindlaksmääramine on kriminaalõiguse haru jaoks väga oluline, kuna Vene Föderatsiooni kriminaalkoodeksis on selle mõistega seotud kuriteokoosseis. Kriminaalõiguse teoorias kasutatakse mõiste "ametlik dokument" dešifreerimiseks kahte peamist lähenemist.
Esimest lähenemisviisi peetakse kitsaks ja see seob ametlikud dokumendid nende päritoluallikatega. Selle teooria kohaselt võivad ametlikud olla ainult need dokumendid, mis pärinevad riigi- ja munitsipaalasutustelt. Tänapäeval on populaarsem lai lähenemine, mille kohaselt ametlikud dokumendid võivad pärineda avalikust, kaubanduslikust või isegi erasektorist, see tähendab, et nende päritolu allikas pole oluline.
Nõuetekohane registreerimine ja sertifitseerimine
Ametliku dokumendi üks peamisi omadusi on selle õige täitmine ja tõendamine. Kui normatiivsete õigusaktidega on ette nähtud teatavad dokumentide töötlemise reeglid, siis peab ametlik dokument nendest kinni pidama (näiteks dokumentide notariaalselt kinnitamise reeglid, volikirjade väljastamise reeglid).
Kui spetsiaalseid reegleid pole, piisab dokumendi ametlikuks tunnistamiseks ainult selle registreerimise üldnõuete järgimisest. Tavaliselt hõlmavad need nõuded tingimus, et kõik nõutavad andmed on olemas (pitser, allkiri, teatud tüüpi tempel, ametlik või kirjaplank).
Ametliku dokumendi sisumärgid
Ametliku dokumendi õige vormistamine ja tõendamine on selle ametlik märk, kuid praeguses kohtupraktikas tunnistatakse kohustusliku tingimusena ka tähendusrikka märgi olemasolu. Näidatud märk on see, et ametlik dokument peab teatud viisil mõjutama õigussuhteid. See võib luua teatud õigusi või panna konkreetseid kohustusi.
Lisaks tõendavad mõned ametlikud dokumendid juriidilisi fakte, millega kaasnevad teatud tagajärjed (seda vara valdavad enamik menetlusdokumente). Formaalsete ja sisuliste tunnuste ühtsus, millest igaüks peab olema ametlikus dokumendis, moodustab selle mõiste kaasaegse tõlgenduse õigusteoorias ja praktikas.
