Dokumendid on ettevõtte või organisatsiooni mis tahes dokumentide lahutamatu osa, olenemata sellest, kas see on era- või avalik. Dokumendid täidetakse, sorteeritakse, saadetakse, võetakse vastu jne. Kui dokumente on mitu, on vaja lihtsalt register koostada - see ei lihtsusta mitte ainult ametnike ja muude töötajate kategooriate (majandusteadlased, raamatupidajad jne) tööd, vaid ka teiste organisatsioonide töötajaid, kui nad nõustuvad teie saadetud dokumendid.
Juhised
Samm 1
Koguge ühe kategooria vajalikud dokumendid, see tähendab ühe tüübiga seotud dokumendid (tootmiskulude kinnitamine, vastuvõtmis- / müügidokumendid jne). Koguge eraldi haldusdokumentatsioon: korraldused, dekreedid, korraldused. Sorteeri need vastavalt autorsusele (organisatsiooni juhi korraldused, osakonnajuhatajate korraldused jne).
2. samm
Looge kaustad juba sorteeritud dokumentide hoidmiseks ja failid kõik kronoloogilises järjekorras. Tehke nimekiri igast kaustast. Andke neile inventuuri number.
3. samm
Looge vastavate väljadokumentide põhjal tabel, jagades lehe veergudeks ja ridadeks. Allkirjastage veerud vastavalt dokumendi eesmärgile ja funktsionaalsusele. Samal ajal pidage meeles, et register peab sisaldama põhjalikku teavet dokumentide kohta, nii et ühel või teisel põhjusel ei peaks te dokumenti ennast uuesti ja uuesti avama ja ühel või teisel põhjusel uurima. Nii et näiteks tehtud kulutusi kinnitav dokumentide register peab sisaldama järgmisi veerge: dokumendi number, nimi, dokumendi sisu, summa ja märge dokumendi tagastamisel.
4. samm
Omakorda JSC, JSC jne aktsionäride dokumentide register. peab sisaldama vajalikke andmeid kõigi registris registreeritud isikute tuvastamiseks, aktsiate õiguste fikseerimiseks, registris registreeritud isikute aktsiatelt tulu saamise kohta, kõigi aktsiate omanike kohta andmete kogumise kohta, samuti teavet aktsiate kohta. nende poolt igasuguste teadete saamine koosolekute ja muude ürituste kohta.
5. samm
Peaksite olema teadlik, et dokumentide registri koostamisel teie mugavuse ja otsingu kiiruse tagamiseks tulevikus on vaja pidada kõiki andmeid kronoloogilises järjekorras.
6. samm
Ainult siis, kui dokumentide register on koostatud õigesti, ei pea te otsimiseks lisaaega kulutama, saate vajaliku paberi kiiresti ja hõlpsalt üles leida, vajaliku päringu või teate saata ning lihtsalt oma tööd kvaliteetselt teha.
