Väljaminevad dokumendid on ametlikud kirjad, mille organisatsioon saadab kolmandatele isikutele (tarnijad, tarbijad, reguleerivad asutused jne) või kolleegidele teistest linnadest. Reeglina jagavad selle kirjavahetuse eest vastutust kaks töötajat: koostaja ja ametnik. Esimene vastutab teksti ettevalmistamise ja selles kokku leppimise eest. Teine registreerib kirja, saadab originaali sihtkohta ja salvestab teeninduskoopia.
Vajalik
- - ettevõtte vorm;
- - arvuti, kuhu tekstiredaktor on installitud;
- - väljaminevate dokumentide registreerimise logiraamat.
Juhised
Samm 1
Kui olete koostaja
Valmistage ette dokumendi mustand. Väljuvad kirjad võivad olla ennetavad ja reageerivad. Esimesel juhul alustate (alustate) kirjavahetust mõne muu organisatsiooni või konkreetse isikuga mis tahes ametlikus küsimuses. Vastuskiri peab sisaldama saadud päringule vastavat teavet.
2. samm
Trükkige kiri kahes eksemplaris oma organisatsiooni kirjaplangile. Veenduge, et dokumendi ülemine osa, nn päis, oleks õigesti vormindatud. Lisaks ettevõtte andmetele, mis asuvad paremal oleval vormil, sisaldavad see adressaadi andmeid ja kirja päist.
3. samm
Vasakusse ülanurka sisestage dokumendi jaoks mõeldud isiku pealkiri, initsiaalid ja perekonnanimi, organisatsiooni või üksikisiku aadress. Teabe täpsustamise protseduur peaks olema täpselt sama, näiteks:
"LLC" Volna "peadirektorile
I. I. Sidorov
Rabochaya tn, 37, kontor neliteist, Saratov, 109235.
4. samm
Paremal asetage oma organisatsiooni üksikasjade alla kirja pealkiri. See peaks olema lühike, kajastama selgelt teksti sisu. Näiteks: "Ehitise sanitaartingimuste plaanipärase kontrolli teostamise kohta" või "Kapitaalremonti vajavate majade kohta teabe edastamise kohta".
5. samm
Alustage põhiteksti pöördudes adressaadi poole ja täpsustades põhjuse, miks see kiri talle saadetakse. Näiteks: “Kallis Ivan Ivanovitš! Teavitame teid rendihoone sanitaartingimuste plaanipärasest ülevaatusest 14. jaanuaril 2011”.
6. samm
Kui väljamineval dokumendil on manuseid, loetlege need põhiteksti järele, näiteks: „Manus 3 lehel. ühes eksemplaris. Teksti viimase lehe allservas tuleks märkida dokumendi koostaja. Reeglina kirjutab kirja autor oma perekonnanime, initsiaalid ja töökoha telefoni väiksemaks kui peafont.
7. samm
Kontrollige kirja oma organisatsiooni otsustajatega mis tahes suunas. Näiteks kinnitab raamatupidaja dokumendid, mis hõlmavad rahaliste vahendite kulutamist, ja vastused maksuameti taotlusele kirjutab alla jurist. Kirja heaks kiitnud organisatsiooni töötajad panid oma isiklikud allkirjad koos ärakirjaga teksti lõpus olevale teisele eksemplarile, alla peaviisa koha. Pärast vajalike kooskõlastuste saamist kirjutab väljuvale dokumendile alla organisatsiooni juht.
8. samm
Esitage kokkulepitud ja allkirjastatud dokument ametnikule. Kui soovite koopiat alles jätta, printige täiendav koopia. Paluge ametnikul panna sellele väljaminev number.
9. samm
Kui olete ametnik
Nõustuge koostaja väljuva kirjaga. Kontrollige põhiandmete kättesaadavust ja õigsust, kinnitusviisasid, teavet looja kohta ja juhataja allkirja. Pöörake tähelepanu kirja manuste olemasolule.
10. samm
Salvestage teave dokumendi kohta väljuva kirja logisse. Kui teie organisatsioon on üle läinud elektroonilisele dokumendihaldusele, toimige vastavalt andmebaasi pidamise juhistele. Traditsioonilise paberipäeviku jaoks pole rangeid registreerimisreegleid. Kuid praktikas kasutatakse kõige sagedamini järgmiste veergudega tabelit:
- kuupäev;
- väljamineva dokumendi number;
- adressaat;
- kokkuvõte (pealkiri);
- dokumendi koostaja;
- Märge.
11. samm
Väljaminev number moodustatakse järgmiselt. Kõigepealt määrake kausta varude nimekirja number, kuhu salvestatakse väljaminevate sõnumite koopiad. Kirjutage konkreetse kirja järjekorranumber kriipsu või kaldkriipsu kaudu. Saate: "01-14-256" või "01-14 / 256", kus 01-14 on juhtumi number, 256 on dokumendi number.
12. samm
Sisestage vormi spetsiaalsele reale väljaminev number. Vastuskirja jaoks märkige kindlasti ka selle sissetuleva dokumendi number, millega see on seotud. Pitseerige kirja esimene eksemplar (ilma heakskiitmisviisadeta) ümbrikusse ja saatke see adressaadile. Esitage dokumendi koopia vastavasse failikausta.
