Iga personaliametnik teab, kui hoolikas peaks olema tööraamatu koostamine, sest selles sisalduv teave on aluseks pensionide, töötushüvitiste, sotsiaalabi, kindlustuskogemuse jms arvutamisel. Kuid sageli on juhtumeid, kui töövihik või selle vaheleht muutub kasutuskõlbmatuks (põlenud või rebenenud). Sellisel juhul peab tööandja koostama akti tööraamatu vormide mahakandmise kohta ja andma töötajale tööraamatu duplikaadi.
Vajalik
- - kahjustatud töövihiku vormid (kui neid on);
- - tööraamatu duplikaat;
- - rangete aruandlusvormide (antud juhul tööraamatu) mahakandmine.
Juhised
Samm 1
Tööraamat on peamine dokument töötaja tööalase tegevuse ja staaži kohta. Pole üllatav, et tööraamatu kujundusele esitatakse mitmeid nõudeid. Pealegi kuuluvad töövihiku toorikud range aruandluse dokumentidesse. Tööandja on kohustatud töövihikut pidama ja seda pidama, ta väljastab selle ka töötajale, kes on esimest korda registreeritud esimesele töökohale.
2. samm
Kuni 2006. aastani ei olnud üksikutel ettevõtjatel õigust pidada töötajate tööraamatuid, kuid alates 2006. aastast on Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 309 neile sellise kohustuse määranud. Tööraamatute registreerimiseks peab tööandja pidama tulude ja kulude raamatut tööraamatute vormide registreerimiseks ja tööraamatute liikumisraamatut. Vastutus tööraamatu turvalisuse ja vormistamise eest lasub tööandjal seni, kuni töötaja vallandatakse ja tema töövihik talle üle antakse.
3. samm
Tööraamatu vormide vale registreerimise või nende kahjustumise korral peate koostama asjakohase akti nende tühistamise kohta ja vormid hävitama. Kui töötaja ei ole süüdi vales registreerimises või tööraamatu kahjustamises, maksab kahjustatud vormi maksumuse tööandja oma kulul.
4. samm
Akti koostamiseks määratakse juhataja korraldusega likvideerimiskomisjon, kuhu kuuluvad pearaamatupidaja, tööraamatute hoidmise ja registreerimise eest vastutav isik, samuti ettevõtte juht. Kuna tööraamatute mahakandmist ei reguleeri selge vorm, saab seda teha vabas vormis või ettevõtlustoimingute vormidel.
5. samm
Aktis peab olema märgitud organisatsiooni nimi, dokumendi nimi, selle koostamise kuupäev, mahakandmise äritehing, kajastatud mahakantud tööraamatute arv ja nende maksumus. Ka tööraamatu mahakandmisel märgitakse ära mahakandmise põhjus ja tööraamatu üksikasjad. Akt kinnitatakse komisjoni juhi ja liikmete allkirjaga koos nende ametikohtade kirjeldusega ning ettevõtte pitseriga.
6. samm
Pärast töövihiku vormide mahakandmise akti koostamist kantakse vastavad andmed tööraamatu vormide registreerimise tulude ja kulude raamatusse, mille järel kirjutatakse rangete aruandlusvormide (antud juhul tööraamatu) maksumus ettevõtte kontolt maha. Tööraamatu mahakandmisel väljastatakse töötajale tööraamatu duplikaat, mida ta kasutab edaspidi tööraamatuna.
