Päringukiri on üsna tavaline ärikirjavahetuse vorm. Pöördumiseks on palju põhjuseid: see on kokkulepe või tegutsemise motivatsioon ning teabe, teenuste või kaupade kättesaamine. Kirja saab adresseerida nii konkreetsele isikule kui ka kogu organisatsioonile.
Juhised
Samm 1
Kontaktandmed Kui kiri on kirjutatud organisatsiooni nimel, on kõige parem kasutada kirjaplanki. Igal juhul peab päringukiri sisaldama: saatja kontaktandmeid ja kui kiri on ettevõtte nimel, siis ka selle nime, tegevuse liiki ja üksikasju.
2. samm
Taktiline on alustada kirja sõnaga "palun". Esimesena tuleks asetada sissejuhatav osa. Selles tuuakse välja asja olemus, selle pöördumise motiivid ja eesmärgid. Apellatsiooni põhjus võib olla: teatav huvi, millegi kättesaamata jätmine, läbirääkimiste tulemused jne. Pöördumise eesmärk on tavaliselt kokku leppida küsimustes või täita ülemuste korraldusi. Kirja kirjutamise aluseks võib olla: valitsuse otsused, suulised või kirjalikud kokkulepped jne.
3. samm
Taotlus Taotluse sisu on järgmine. Selle väljaütlemisel tuleks rõhutada huvi esinemise vastu.
Märksõna peab tuletama verbist "küsima". See näeb õigem välja kui nõue. Kuid taotluse kohta ei pruugi olla sõnu, kui kasutatakse näiteks väljendit: "Loodame, et annate meile võimaluse …" Võite avalduse esitada ainsuse esimeses isikus ("Palun …”), Mitmuse esimene inimene („ Me palume …”), ainsuse kolmas isik („ Administratsioon küsib …”) ja kolmas isik mitmust („ Juhtkond ja administratsioon küsivad …”). Taotlus võib sisaldada kas ühte või mitut taotlust. Parem on hakata järgmist taotlust väljendama sõnadega nagu „ma küsin samal ajal”, „ma küsin ka” jne.
