Ajajuhtimine on enesekorrastamise reeglid, seades prioriteediks ülesandeloendid. Enesekorraldusviise on erinevaid ja need sõltuvad sellest, kes sa oled: juht, esineja või “keskastme” juht. See artikkel keskendub juhtide ajajuhtimisele.
Juht, vabakutseline, füüsilisest isikust ettevõtja, teeb iseseisvalt otsuseid ja kannab nende eest isiklikku vastutust, mistõttu on tema jaoks oluline seada prioriteedid, seada eesmärgid ja osata delegeerida seda, mis ei nõua tema isiklikku osalemist.
Juhi ajaplaneerimise tehnikad:
Süsteemi ABC
Prioriteetne ülesandeloendi koostamine. Prioriteedi A küsimused on ülitähtsad. Prioriteetsed "B" asjad on lihtsalt olulised ja siis pole "C" olulised asjad. Kõik loendis olevad ülesanded sooritatakse prioriteetsuse järjekorras ja järgmisse rühma ei saa liikuda enne, kui olete eelmisest ülesanded täitnud. Selle päeva või järgmise päeva ülesandeloendi abil on lihtne analüüsida, kui palju aega kulus kõige tähtsamate asjade tegemisele ja kui palju raisati ülejäänud ajale. ABC-süsteem sobib suurepäraselt igapäevase planeerimise jaoks.
Eisenhoweri maatriks
Selle maatriksi olemus on see, et tegevused ja tegevused jagunevad järgmistesse rühmadesse:
- "Kiireloomuline ja oluline". Need tuleb kõigepealt ära teha.
- "Tähtis, kuid mitte kiireloomuline." Need on meid propageerivad teod ja projektid, milles saame areneda. Selliseid asju peate tegema süstemaatiliselt, need võtavad palju aega. Olulisest, kuid kiireloomulisest probleemist on võimalik kõrvale juhtida ainult kiireloomulise ja olulise küsimuse korral (1).
- "Kiireloomuline, kuid mitte oluline." See on kõik, mis häirib meid olulistest asjadest. Sellised juhtumid ei too meile mingit kasu, nende rakendamine tuleb delegeerida nii palju kui võimalik.
- "Pole kiireloomuline ja ebaoluline." Parim on mitte teha selliseid asju enne, kui need muutuvad "kiireloomuliseks ja oluliseks" või "oluliseks, kuid mitte kiireloomuliseks".
Eisenhoweri maatriks sobib päeva või kuu planeerimiseks.
Veel üks pea ajajuhtimise trikk -
Bostoni maatriks
Selles kasutatakse kahte kriteeriumi:
- Kasu (kas äri on praegu kasumlik?);
- Perspektiiv (kas juhtum on paljutõotav?). See tähendab, et projektist pole otsest kasu, kuid tulevikus on see võimalik.
Ja sõltuvalt vastustest neile küsimustele jagunevad projektid kategooriatesse:
- Kasumlik ja arendav projekt kuulub kategooriasse Star.
- Projekt, mis nõuab tulevaste hüvitiste jaoks palju tööjõudu, on kategooria Probleemne laps. Võib-olla pole "Raskest lapsest" tulevikus mõtet, aga kui kõik õnnestub, toob ta supertulemusi ja saab uueks "Täheks".
- Projektid, mis toovad kasu, kuid millel pole väljavaateid - "Rahalehmad".
- Projektid - "Koerad". Need projektid nõuavad palju pingutusi, kuid neil pole arenguvõimalusi ja need ei too kasu.
Bostoni maatriksi põhimõtet järgides tuleks põhitähelepanu pöörata projektidele - "Tähed", "Koertest" keeldume üldse. Kui "Raskest lapsest" saab "Koer", tuleks temast ka loobuda. Rahalehmade projektid saavad nii palju tähelepanu kui vaja, kuid mitte rohkem. Rahalehmad võivad saada ka koerteks ja neid vastavalt ravida.
