Päevakava on koosoleku või koosoleku skelett. Selles pannakse paika peamised aruteluteemad ja peamised arutlusalad. See kehtestab koosoleku korra, suunab osalejate tähelepanu professionaalsele vestlusele, ei lase arutelul areneda kaootiliseks mõttevahetuseks.
Juhised
Samm 1
Alustage päevakorra ettevalmistamist kohe, kui juhtkond on otsustanud koosoleku kuupäeva ja teema. Kuumadel kontsadel on teil lihtsam selle punkte sõnastada. Lisaks on teil piisavalt aega esimese võimaluse parandamiseks, kui juht soovib muudatusi teha.
2. samm
Tooge esile koosoleku teema suuremad ja väiksemad aspektid. Ärge koormake päevakorda väikeste küsimustega, mida saab rutiinselt lahendada. Parim variant on lisada 1-2 olulist punkti, mille arutelust enamik meeskonnast on huvitatud, ning jätta aega vähemoluliste, sealhulgas kohtumisel tekkinud probleemide kiireks lahendamiseks.
3. samm
Sõnastage päevakorrapunktid. Vältige mitmetähenduslikke või mitmetähenduslikke lauseid. Muutke oma päevakorras olevad punktid võimalikult konkreetseks. Pärast nende lugemist peaks koosolekul osaleja hõlpsasti mõistma probleemi olemust ja arutelu eesmärki. Kui teil on raskusi, pöörduge abi saamiseks spetsialisti poole, kes peab sellel teemal peaettekande.
4. samm
Iga kirje peaks algama eessõnaga "umbes" või "umbes": "Müügiosakonna algatusel korraldama koristuspäev" või "Funktsioonide ümberjaotamisest turundusosakonna ja pressiteenistuse vahel" jne. Kui arutamiseks esitatakse mõni regulatiivdokument, võib klausel kõlada järgmiselt: "Ettevõtte põhikirja kinnitamisest" või "Sekretariaadi töötajate ametijuhendite muudatustest" jne. Informatiivsete küsimuste korral, mis ei vaja arutamist, esitage sulgudes või kooloniga eraldatud asjakohane selgitus. Näiteks: "Raamatukirjastamise paljutõotavatest valdkondadest: peadirektori asetäitja aruanne töölähetusel seminaril."
5. samm
Struktuurige oma päevakava. Praktikas on küsimuste korraldamiseks kaks võimalust: kõige olulisemast vähem tähtsaks ja alaealisest oluliseks. Igal variandil on oma positiivsed küljed. Esimesel juhul kaalutakse põhiküsimusi koosoleku alguses. Töötajad on aktiivsemad, väsimus neid veel ei mõjuta. Kuid esimese küsimuse arutelu võib venida, väiksemate, kuid oluliste probleemide lahendamiseks ei jää aega. Kui koosolek algab vähem oluliste punktidega, liituvad töötajad järk-järgult rütmiga ja põhiküsimuse väljakuulutamise ajaks on nad täielikult üles ehitatud konstruktiivsele dialoogile.
6. samm
Trükkige päevakava vastavalt oma organisatsiooni kontorinõuetele. Lisaks tegelikele aruteluküsimustele märkige koosoleku kuupäev, kellaaeg, koht, peaesinejad, osalejad ja kutsutud eksperdid. Kinnitage dokument organisatsiooni juhiga. Esialgse päevakorra lisate hiljem koosoleku protokollile. Koostage kinnitatud päevakava põhjal töötajatele uudiskiri või teadaanded.
