Ärietiketi reeglid nõuavad, et mitte jätta kolleegidelt ja partneritelt saadud vastuseta kirju. Eriline roll ametlikus kirjavahetuses kuulub kinnituskirjale. See dokument fikseerib eellepingud, mis tahes teabe vastuvõtmise ja edastamise faktid, soovi osaleda konkreetsel üritusel jne. Iga kinnituskirja tüübi jaoks on väljakujunenud võtmefraasid.
Juhised
Samm 1
Kinnituskirja kirjutamiseks valmistage ette standardvorm A4. Vasakusse ülanurka lisage kindlasti teave oma organisatsiooni kohta: täisnimi, juriidiline aadress sihtnumbriga, kontaktnumbrid, esmane riiklik registreerimisnumber (OGRN) ja muu teave. Parempoolses ülanurgas märkige adressaadi andmed: vastuvõtva organisatsiooni nimi, ametikoht, selle isiku perekonnanimi ja initsiaalid, kellele kinnituskiri saadetakse, täielik postiaadress.
2. samm
Sõnastage oma e-posti pealkiri. See hõlbustab saajal selle tuvastamist ja hõlbustab korraldamist teie organisatsiooni arhiivides. Pealkiri peaks olema lühike ja informatiivne, näiteks: „Tarnelepingu saamisel LLC-lt„ NNN “või„ Seminaril osalemise kinnitamisest 02.02.2002 “. Sisestage vasakpoolne pealkiri oma organisatsiooni üksikasjade alla.
3. samm
Lahkuge pealkirjast 2-3 rida ja sisestage adressaadile teade. Kasutage äripartnerite ametliku pöördumise standardset vormi: "Kallis Ivan Ivanovitš!" või "Kallis härra Ivanov!"
4. samm
Kinnituskirja põhiosas kirjeldage lühidalt tõsiasja, et teie organisatsioon sai adressaadilt dokumendid, kaubad ja teenused. Sõnastus peaks olema lakooniline ega tohi ületada 1-2 lauset: "AAA LLC kinnitab 12.02.2011 nr 34 tarnelepingu 2 (kahe) eksemplari kättesaamist".
5. samm
Kui kiri kinnitab varem sõlmitud kokkuleppeid, peate nende olemust lühidalt kirjeldama. Näiteks toimus ettevõtete peadirektorite vestlus, milles nad väljendasid oma kavatsust teha vastastikku kasulikku koostööd, mis saavutati läbirääkimistel 29. jaanuaril 2010. Palun saatke lepingu sõlmimiseks vajalikud dokumendid."
6. samm
Lõpetage kinnituskiri fraasiga, mis väljendab tänu ja lootust pikaajaliseks koostööks. Vajadusel võite kirja lõpus küsida ka lisateavet või dokumente: "Kinnitame osalemist keskkonnaprobleemide seminaril 23. mail 2008. Palun saatke osaleja küsimustik meie aadressile."
7. samm
Trükkige kiri kahes eksemplaris ja kirjutage alla organisatsiooni juhile. Ühe eksemplari saadate adressaadile posti teel, teise - pange oma arhiivi hoiule.
