Mõned organisatsioonid kasutavad oma töös ärikirju. Üks neist on kinnituskiri. See saadetakse materjalide, teabe ja muude dokumentide kättesaamise kinnitamiseks. See koostatakse kirjalikult ja mis tahes kujul. Milline on selle kirja koostamise kord?
Juhised
Samm 1
Koostage organisatsiooni kirjaplangil kinnituskiri, loomulikult pole see vajalik, kuid see on parem. Parempoolses ülanurgas märkige oma organisatsiooni üksikasjad, allpool kirjutage, kellele see dokument on suunatud, näiteks Vostok LLC peadirektor Ivanov Ivanovich.
2. samm
Paljud organisatsioonid salvestavad sissetulevad / väljaminevad sõnumid logidesse, seetõttu on soovitatav panna kirja kirjavahetuse seerianumber ja koostamise kuupäev. Samuti jäta sama adressaadi üksikasjade jaoks tühi rida.
3. samm
Järgmisena märkige keskel pealkiri, see tähendab kirja teema, näiteks teenuste hinnatõusu kohta. Pärast seda kirjutage selle isiku nimi või ametikoht, kuhu pöördute, näiteks kallis härra Ivanov. Pidage meeles, et lühendeid pole lubatud kasutada.
4. samm
Seejärel kirjutage kirja eesmärk, näiteks: "Anname teile teada, et oleme teie hinnakirjaga tutvunud ja oleme tulevikus valmis koostööks."
5. samm
Järgnev on kirja peamine osa, kuid seda pole vaja. Siin saate täpsustada tingimused, näiteks nõustudes koostöö ja muu teabega.
6. samm
Edasi tuleb kinnituskirja viimane osa, mille sisu sõltub teie tutvumisastmest adressaadiga, need võivad olla fraasid: "Lugupidamisega …", "Lugupidamisega …" või "Parimate soovidega… ".
7. samm
Kinnituskirjale saab koostada manuseid, näiteks graafikuid, mis tahes arvutusi. Seda tehakse selleks, et mitte segada kirja ebavajaliku teabega ja et see oleks hõlpsasti loetav. Tekstis peate lihtsalt viitama neile allikatele.
8. samm
Kirja lõpus peab juhataja panema organisatsiooni allkirja ja pitseri. Saatke oma ärikiri posti teel või andke isiklikult kätte. Mõned inimesed kasutavad selleks e-posti, mis aitab oluliselt aega kokku hoida.
