Hoolimata suhtluskanalite rohkusest, jääb e-post ärikontaktide jaoks kõige usaldusväärsemaks. Selle ilmne puudus enne suulist kontakti on see, et saaja võib kirja lihtsalt ignoreerida. Selleks, et tühjusse ei kirjutataks, on oluline teada ettevõtte e-kirjavahetuse reegleid.
Teemaks on pea
Elektroonilise ärikirjavahetuse tõhusus sõltub suuresti õigest teemast. Olles saadetud sõnumite loendi läbi sirvinud, jätab saaja tööpäeva lõpus tõenäoliselt kirja teemata, eelistades olulisemaid pealkirju.
Teema vormingus "Aleksanderilt", "Vitali jaoks" ja muud abstraktsed päised sobivad ainult siis, kui adressaat ootab kirja ja teda on hiljutises vestluses teavitatud olulise teabe peatsest saatmisest. Kõigil muudel juhtudel on sellised teemad kahetsusväärsed. Need ei kajasta kaebuse põhjust, kirja olemust ja olulisust.
Heaks teemaks peetakse täpselt määratletud 2–4-sõnalist lauset. Näiteks: "Raporti projekt kinnitamiseks", "Äripakkumine LLC-lt" Business-Trade "," Kiltkivi tarnimisest "," Kiltkivi. Ettepanek kaalumiseks ".
Sõltumata pöördumise eesmärgist peaks kirja autor olema tähelepanu äratamisel ettevaatlik. Niisiis, märgib "Kiireloomuline!", "Režissöör isiklikult", "Tähtis!" tuleks teemareal märkida ainult juhtudel, kui sõnumil on tõepoolest äärmiselt oluline tähendus ja seda mitte ainult saatja, vaid ka saaja jaoks. Kui sama kontaktisiku iga kirjaga kaasnevad põhjendamatud tähelepanumärgid, lõpetab adressaat neile reageerimise ja äärmuslikel juhtudel saadab nad musta nimekirja või suunab alluvatele.
Apellatsioon
E-kiri peaks algama sõnumiga. On hädavajalik kasutada saaja täisnime ja kirjutada see vigadeta. Tähelepanelik adressaat, kes märkas oma nimel kirjaviga, kaotab kindlasti üleskutse autori vastu usalduse ja huvi dialoogi jätkamise vastu.
Selle vältimiseks ei tohiks isegi masspostitamise korral unustada kaaskirja teksti enne selle saatmist korrektuuri lugemist. Vead võivad keerukate perekonnanimede kirjutamisel kõige sagedamini peituda juhtumilõppude korral. Sõltumata saaja staatusest on õigem rakendada nime ja isanime järgi, kui need pole teada, siis on lubatud kasutada traditsiooniliselt neutraalseid konstruktsioone: "Tere pärastlõuna", "Tere". Kui kirja autor ja kirja saaja elavad erinevates ajavööndites, on lubatud järgmine pöördumine: "Hea päev", "Hea tund".
Hinda enda ja teiste aega
E-kiri peaks olema lühike, selge ja ilma tüütu või tarbetu detailita. See kvaliteet on eriti oluline juhtudel, kui elektrooniline kirjavahetus on ärikoostöö algus, mitte selle jätkamine.
Pöördumise esimeses lõigus peab autor end tutvustama, kui kirjavahetust varem ei peetud või see katkestati pikka aega. Selle optimaalseks kujunduseks on traditsiooniline fraas: „Te olete mures ärikaubanduse töötaja Vassili Kuznetsovi pärast. Tahaksin jätkata meie vestlust kanali pakkumise ettepaneku kaalumise üle”.
Lisaks tuleks pakkumine ise esitada võimalikult lühidalt ja laiendatud teabeallikana tuleks kirjale lisada kommertspakkumine.
Kõik lause terviklikud mõtted tuleks loogiliselt jaotada lõikudeks, sisestada loendid, asjakohaselt kasutada rasva esiletõstmist ja allajoonimist, mis parandab lugeja arusaama infost ja vähendab aega teemasse süüvimiseks. Tavaliselt sisaldab e-kiri harva rohkem kui 3-5 lõiku.
Lõplik ehitus
E-kirjad on mõistlik lõpetada ärijätmisega stiilis: "Parimate soovidega, …", "Lugupidamisega teile, …" jne. Kuid selliste hüvastijätusõnadega nagu "Alati sinu …", peaksite olema nii ettevaatlik kui võimalik, sest mitteametlik toon ja liigne lähenemine võivad adressaadi jaoks olla mitmetähenduslikud.
Allkirjaga peavad olema kaasas kontaktandmed. Oluline on märkida telefoninumbrid, faks, esindatava organisatsiooni ametlik veebisait ja varundusmeil, kuna saaja näeb kontaktaadressi kirjas ise.
Dokumendi ettevalmistamise käigus ilmnenud mõtteid ei tohiks postmarkis vormistada. Nagu teate, on selline hilinenud kirjutamisideede väljendamine asjakohane ainult isiklikus kirjavahetuses. Ja elektrooniline sisestamine võimaldab teil igal ajal apellatsiooni teksti sisu muuta. Kasutage kirjas P. S. võib vastuvõtja negatiivselt tajuda, kes mitte ilma põhjuseta võib arvata, et adressaat leidis aega lisateabe harmooniliseks lisamiseks kirja ja otsustas piirduda kiire järelsõnaga.
