Varude kontroll viiakse läbi, et teha kindlaks, kuidas raamatupidamisandmed vastavad tegelikule olukorrale. See aitab tuvastada puudusi ja ebatäpsusi objektide üle arvestuse pidamisel. Inventeerimiseks tuleb järgida mitmeid reegleid ja määrusi.
Varude reeglid
Inventeerimine tuleb läbi viia viivitamata järgmistel juhtudel:
- enne eelarveaastaaruannete eelseisvat koostamist;
- rahaliselt vastutavate isikute vahetamisel;
- kui ettevõte reorganiseeritakse;
- loodusõnnetuse, tulekahju vms korral;
- vara kahjustamise või varguse asjaolude paljastamisel.
Inventeerimine toimub rahaliselt vastutavate isikute kohustusliku kohalolekuga. Enne inventuuri algust peavad nad esitama kviitungid selle kohta, et kõik sissetulevad materiaalsed varad on arvel, raamatupidamisosakonnale on saadetud kulu- ja kviitungidokumendid, pensionile jäänud materiaalne vara on maha kantud. Enne põhivara inventuuri alustamist on soovitatav kontrollida raamatupidamisdokumente. Need võivad olla varud, inventuuriraamatud ja muud registrid. Samuti kontrollitakse põhivara dokumente ja seadmete tehnilisi passe.
Inventuuri käigus tuvastatud vead raamatupidamisdokumentide pidamisel lisatakse varude nimekirja. Selles kajastub ka teave registreerimata objektide kohta. Ehitiste puhul on märgitud nende otstarve, korruste arv, ehitamise aasta, peamised materjalid, millest need on ehitatud. Sildadel - mõõdud, asukoht, kasutatud materjalid. Teedel - nende tüüp, pikkus, tee laius ja katendi materjal. Tegeliku tehnilise seisukorra järgi määratakse põhivara amortisatsioon, need andmed kantakse ka varude nimekirja. Kui põhivara konverteeritakse, taastatakse ja sellega seoses on muudetud põhieesmärki, lisatakse selline objekt inventuuri uue nimega.
Põhivarade kohta, mida ei saa kasutada ja taastada kasulikuks otstarbeks, koostatakse eraldi inventuur. Selline inventuur näitab objekti kasutuselevõtu aega ja põhjuseid, mille tõttu see kasutuskõlbmatuks muutus - täielik kulumine, kahjustused jne. Organisatsiooni poolt rendile võetud ja vahi all olevate põhivarade kohta koostatakse teine inventuur. Seejärel viiakse läbi materiaalse vara inventuur, mis ei ole põhivara. Need võivad olla kulumaterjalid, müügiks mõeldud kaubad jne.
Taasandmine ja allaandmine
Materiaalsed varad, mida registrid ei kajasta ja mis avastati auditi käigus, kantakse varude nimekirja jooksva turuväärtusega. Nende kohta koostatakse krediidileht ja võetakse arvesse muid sissetulekuid.
Kui mõnest materiaalsest väärtusest ei piisa, registreeritakse ebaõnnestumise fakt. Seda võib kajastada kahel viisil:
- kui süüdlast ei tuvastata - mittetegevuskuludes;
- kui süüdlane tuvastatakse, siis ka mittetegevuskuludes, kuid tagastatava puudujäägi samaaegsel kajastamisel.
