On olemas selline "ärikombestiku" mõiste. Selle mahuka määratluse all - kõik ametlike ärisuhete keskkonnas omandatud traditsioonid. Ametlik kirjavahetus on endiselt üks peamisi ärisuhtluse mehhanisme. Ametnikud, ärimehed ja ühiskondlikud organisatsioonid suhtlevad üldiste reeglite kohaselt koostatud sõnumite kaudu.
Kirjutamise põhjus
Ükskõik kui igav ja tähtsusetu ametliku pöördumise koostamise ettevalmistav etapp ka ei tunduks, ei saa seda unarusse jätta. Dokumendi koostamise põhjus peaks olema selgelt sõnastatud.
Enne ametliku kirja koostamist on oluline adressaat täpselt kindlaks määrata. Pärast teate teema kindlaksmääramist on vaja kontrollida, kas see küsimus kuulub adressaadi pädevusse. Kui on kahtlusi, on parem uurida pädevuse küsimust organisatsiooni eeskirjades ja muudes normdokumentides.
Taotluse tüüp
Pärast teema ja adressaadi kindlaksmääramist peaksite mõtlema apellatsiooni tüübile.
Vajadusel tuleks kirjutada ametlik kiri:
- Teavitage adressaati. Kõige sagedamini saadetakse infolehed madalama astme saajatelt kõrgema taseme saajatele;
- Pöörduge adressaadi poole testiga, mis tähendab tema edasisi toiminguid. Nii pöörduvad nad kas ülemuse või võrdse positsiooni poole;
- Andke ülesanne. Seda tüüpi aadress sobib ainult alluva poole pöördumiseks.
Ametiasutustesse, ettevõtetesse või muudesse struktuuridesse pöörduvad isikud kasutavad kõige sagedamini päringu-taotluse vormi.
Ametliku kaebuse vorm
Ametliku ja ärilise suhtluse karmid tingimused muudavad apellatsioonivormide sisu madalamaks. Selleks, et kiri jõuaks adressaadini ja ei kaoks kontori labürintides ära, tuleb see koostada kõigi reeglite järgi.
Organisatsioonid koostavad ametlikule kirjaplangile tähed, määravad väljuva numbri ja märgivad kuupäeva. Kaebuse küsimuste kiireks selgitamiseks on oluline märkida töövõtja täielik nimi ja kontaktandmed. Need ilmuvad jaluses oleva kirja viimasele lehele.
Isikud koostavad avaldused tühjadele A4-lehtedele masinakirjas ja harvadel juhtudel ka käsitsi.
Organisatsioonide jaoks on pöördumise päises märgitud ainult adressaadi ametikoht ja nimi, s.t. teave kaebuse autori kohta ja kontaktandmed on esitatud ametlikul vormil. Isikud peavad täiendama päist oma andmetega, sealhulgas kontakttelefoninumbriga ja aadressiga, millele tuleb saata vastus.
Vasakul on kiri üksikasjad ja allpool pöördumise teema sõnastus: "Autasustamise kohta", "Teabe edastamise kohta", "Isikliku kohtumise kohta" jne.
Ametliku pöördumise stiil
Ametlike kirjade koostamisel kasutatakse ametlikku äristiili. Selle stiili peamised põhimõtted on järjepidevus, üheselt mõistetavus ja esituse selgus. Ärikirjavahetuses on kõnekeelne sõnastamine, rahvakeeli kasutamine, rääkimata sõimusõnadest ja sõimusõnadest, vastuvõetamatu. Isegi kõige häirivamad sündmused ametlikus kirjavahetuses peaksid olema neutraalsel toonil ilma emotsionaalse värvita.
Hea tava on järgida lausete ja lõigete selget ja loogilist ülesehitust. See lihtsustab tunduvalt teabe tajumist lugeja poolt.
Ametliku kaebuse struktuur
Ametlik kiri algab pöördumisega: ". Sellele järgneb preambul, milles tuleks vastata küsimusele: "Miks kirjutatakse apellatsioon, kelle nimel ja mis põhjusel?" See võib välja näha järgmine:
«».
«».
Järgides üldist konkreetsesse, on sisse toodud selgitav osa, mis kajastab eripära. Kui kirjutatakse kaebus - konflikti kronoloogiline olemus. Kutsekirjades sisaldab selgitav osa teavet ürituse toimumise koha, kuupäeva ja kellaaja, korraldajate ning adressaadi osalemise vormi kohta.
Iga ametlik edasikaebamine lõpeb taotluse otsese loetlemisega. Näiteks: ", ", " jne.
