Arvutitehnoloogia ajastul suhtlevad partnerid järjest kaugemalt, eelistades mitte raisata aega isiklikele koosolekutele ja läbirääkimistele. Seetõttu pole üllatav, et töökirjavahetusel pole tänapäevase juhi elus erilist tähtsust. Selle õige hoidmine on iga kontoritöötaja ülesanne.
Juhised
Samm 1
Kui tööl peate suhtlema klientide või tarnijatega, siis peate muidugi sageli kirjutama ametlikke kirju. See pole nii lihtne, kui esmapilgul tundub: ärikirjavahetus on täis paljusid lõkse, millest tuleb mööda minna, et säilitada oma maine pädeva partnerina. Kui ärikirjavahetuse kunsti kursust ei ole võimalik läbida, järgige alltoodud reegleid.
2. samm
Ametlik kiri tuleb registreerida. Tehke seda enne kompileerimise alustamist ja pange number selleks ette nähtud ruumi (tavaliselt vasakus ülanurgas, ettevõtte logo all, kui see on olemas). Paremas ülanurgas määrake adressaat. Alustage pealkirjaga, seejärel sisestage perekonnanimi (või perekonnanimed, kui täht on mõeldud rohkem kui ühele inimesele). Positsioonid tuleks loetleda hierarhilises järjekorras, s.t. kõigepealt tulevad näiteks direktor, seejärel tema asetäitja, seejärel talituste ja osakondade juhid.
Märkige adressaatide nimede alla saatja nimi ja nimi. Ärge unustage: eessõna "alates" ei kasutata sel juhul; see on üks levinumaid vigu! Järgmisena märkige kirja teema ja selle koostamise kuupäev. Kirja teema peaks selgeks tegema, millest see dokument räägib; ütle see selgelt ja selgelt välja.
3. samm
Kirja tekst algab pöördumisega. Kui see on adresseeritud ühele isikule, siis kandke seda eesnime ja isanime abil või teise võimalusena perekonnanime järgi: "Kallis härra Ivanov." Ärge mingil juhul lubage kirjas tuttavust, isegi kui olete adressaadiga isiklikult tuttav ja olete temaga suhtes "lühikese jalaga". Pidage meeles, et see on ametlik dokument, see tuleb arhiivi arhiveerida ja seda saab töös kasutada isegi mitu aastat hiljem.
Kirja tekst ise peab olema selge ja arusaadav. Ärge levitage "mõtteid puu otsas", ärge täitke kirja mittevajalike üksikasjadega, ärge tsiteerige tuntud fakte. Miski pole tüütum kui ajaraiskamine dokumendi lugemisel, mille kogu tähenduse võiks panna 4 lausesse, kuid peate lugema 4 lehte. Sõnastage oma ettepanekud lühidalt ja arusaadavalt, kui vajate selgitusi, pange need manusena ja lisage kirjale.
